Genomförandet av de uppgifter som ligger till grund för den statliga finansieringen styrs och följs upp genom ett målstyrningsförfarande. Med varje institution avtalar ministeriet för fyra år i sänder om de kvantitativa och kvalitativa mål som är av central betydelse för konst- och kulturpolitiken. Samtidigt avtalas det om uppföljningen och utvärderingen av målen. Målstyrningsmöte hålls på hösten. I förfarandet avtalar ministeriet och institutionen om målen för avtalets första år på en mer detaljerad nivå än för de därpå följande tre åren.
Finansieringsbeloppet för varje institution binds till de mål och kostnader som fastställs i målstyrningen. I samband med avtalsförhandlingarna kommer man dessutom preliminärt överens om anslagsnivån för hela fyraårsperioden. Finansieringsnivån fastställs under hela avtalsperioden på villkoret att riksdagen godkänner anslaget i budgeten. Finansieringen för respektive konstinstitution fastställs årligen inom ramen för statsbudgeten. I anslaget görs årligen en indexjustering som motsvarar utvecklingen i kostnadsnivån. Som index används ett kombinationsindex där det allmänna levnadskostnadsindexet står för en tredjedel och förtjänstnivåindexet två tredjedelar.
De nationella konstinstitutioner som inte är mervärdesskatteskyldiga ersätts för den mervärdesskatteandel som ingår i deras anskaffningar och lokalhyror i anslutning till annan än företagsekonomisk verksamhet. Ersättningen justeras årligen utifrån mervärdesskatteintaget.
Inför målstyrningsmötet ska de nationella konstinstitutionerna lämna bland annat följande handlingar till ministeriet på ett datum som fastställs separat:
Förhandlingar inför en ny fyraårsperiod
- en preliminär verksamhets- och ekonomiplan för året samt förslag till mål för samhälleligt genomslag och indikatorer som beskriver verksamheten för de kommande fyra åren (se bilaga ”Undervisnings- och kulturministeriets mål för nationella konstinstitutioner”)
- budgetförslag, mål och indikatorer för året efter förhandlingsåret.
Därtill ska konstinstitutionen lämna in sin senaste personalplan samt en likabehandlings- och jämställdhetsplan.
Förhandlingar under pågående fyraårsperiod
justeringar och kompletteringar av målen och indikatorerna för följande år
budgetförslag för följande år
den senaste personalplanen samt likabehandlings- och jämställdhetsplan.
För målförhandlingarna lämnas dessutom alltid följande uppgifter för innevarande år:
- hur målen uppnåtts fram till 30.6 i bilagan ”Undervisnings- och kulturministeriets mål för nationella konstinstitutioner”
- eventuella ändringar/uppdateringar i verksamhets- och ekonomiplanerna (skriftligt/muntligt, uppdateras inte i bilagan)
De fyraåriga målavtalen och de justerade avtalen under perioden undertecknas efter målförhandlingarna med beaktande av de ändringar och justeringar som överenskommits vid förhandlingarna.