Handlingars offentlighet och begäran om information
Myndighetshandlingar är offentliga, om inte offentligheten särskilt begränsas genom lag. Var och en har rätt att få uppgifter ur en offentlig handling. Denna sida är undervisnings- och kulturministeriets beskrivning av handlingars offentlighet, vars syfte är att ge handledning och stöd i framställningen av begäranden om information till ministeriet.
De datamaterial och handlingar som undervisnings- och kulturministeriet har i sin besittning hänför sig till ministeriets uppgifter och ansvarsområden. Undervisnings- och kulturministeriet är en sådan informationshanteringsenhet som avses i informationshanteringslagen. Ministeriet upprätthåller en beskrivning av de informationslager och det ärenderegister som det förvaltar i enlighet med 28 § i informationshanteringslagen (906/2019).
Beskrivningen av handlingars offentlighet innehåller uppgifter om
- informationssystem som innehåller uppgifter som hör till ärenderegistret eller till informationshanteringen i samband med tjänsteproduktion,
- vilken myndighet som beslutar om utlämnande av information från ärenderegistret eller informationssystemet samt dess kontaktuppgifter för begäran om information,
- datamaterial som ingår i informationssystemen enligt uppgiftsgrupp;
- söktermer med vilka handlingar tekniskt kan sökas i en myndighets ärenderegister eller informationssystem,
- öppen tillgång till informationsmaterial via ett tekniskt gränssnitt.
Rätt till offentlig information
Myndighetshandlingar är offentliga, om inte handlingarna är sekretessbelagda enligt offentlighetslagen eller någon annan lag.
Offentlighetsprincipen tillämpas på myndighetshandlingar. Med myndighetshandling avses en handling som innehas av en myndighet och som har upprättats av myndigheten eller av någon som är anställd hos en myndighet eller som har inkommit till en myndighet för behandling av ett visst ärende eller i övrigt inkommit i samband med ett ärende som hör till myndighetens verksamhetsområde eller uppgifter.
Uppgifter och handlingar på webben
Undervisnings- och kulturministeriet publicerar information och handlingar om sin verksamhet på webben.
- UKM:s projekt och arbetsgrupper
- Utlåtande.fi
- UKM:s publikationer: Statsrådets publikationsarkiv Valto
- Valtiolle.fi
- Granskaförvaltningen.fi: uppgifter om statsförvaltningens ekonomi, personal och resultat
- Tutkibudjettia.fi: Uppgifter om statsbudgeten
- Granskaupphandlingar.fi: information om statens upphandlingar
Att begära information
Om du inte hittar den information du behöver på webbplatsen eller från andra källor, kan du be om den hos undervisnings- och kulturministeriet genom att lämna en begäran om information enligt offentlighetslagen till undervisnings- och kulturministeriets registratorskontor. Begäranden om information och behandlingen av dem registreras i statsrådets gemensamma ärendehanteringssystem VAHVA. Undervisnings- och kulturministeriet beslutar om lämnande av information. Vi behandlar din begäran så fort som möjligt.
Begäran om information måste vara tillräckligt noggrann för att vi ska kunna ta reda på vilka handlingar den gäller. Vi hjälper dig vid behov att rikta din begäran till rätt handling.
Registratorskontorets kontaktuppgifter:
[email protected]
Undervisnings- och kulturministeriet, PB 29, 00023 Statsrådet
För utlämnande av en handling och för framtagande av uppgifter kan en avgift tas ut med stöd av 34 § i offentlighetslagen.
Om den begärda handlingen eller informationen är sekretessbelagd, har den som begär den rätt att få ett överklagbart beslut i ärendet. Om den information du begär inte hör till undervisnings- och kulturministeriet, överför vi din begäran till den myndighet som svarar för ärendet.
I undervisnings- och kulturministeriets arkiv finns registrerade administrativa handlingar från och med 2016 och statsunderstödshandlingar från och med 2007. Ministeriets offentliga handlingar är tillgängliga i ministeriets lokaler. Kom på förhand överens om en tid för besöket.
Äldre handlingar som ska förvaras varaktigt har överförts till Riksarkivet.
Datamaterial och handlingsregister
De datamaterial och handlingar som undervisnings- och kulturministeriet har i sin besittning hänför sig till ministeriets uppgifter och ansvarsområden.
Ministeriet ansvarar för:
• forskning, utbildning och småbarnspedagogik
• konst, kultur, idrott och motion och ungdomsarbete
• arkivväsendet, museiväsendet och det allmänna biblioteksväsendet
• evangelisk-lutherska kyrkan, det ortodoxa kyrkosamfundet samt övriga religionssamfund
• studiestöd
• upphovsrätt
Undervisnings- och kulturministeriet för ett register över ärenden som behandlas och avgörs vid ministeriet.
Uppgifterna i ärenderegistret ingår i följande informationssystem:
VAHVA är statsrådets gemensamma ärendehanteringssystem. I fråga om undervisnings- och kulturministeriet behandlas där andra förvaltningsärenden som ministeriet ansvarar för än statsunderstödsärenden. Till dessa hör t.ex. beredning av lagstiftning, uppgörande av budgeten, tjänsteutnämningsärenden och andra ärenden som gäller anställningsförhållanden, upphandlingar, tillstånd att ordna utbildning och andra tillståndsärenden samt andra administrativa ärenden.
I VAHVA-systemet registreras ärenden som kommer till ministeriet för behandling, och i systemet fördelas ansvaret för beredning av ärendena. I systemet sparas de handlingar som hänför sig till ärendet, både sådana som kommer utifrån till ministeriet och sådana som utarbetas vid ministeriet. Informationen i systemet är inte öppet tillgänglig via ett tekniskt gränssnitt.
Handlingarna som finns i systemet är indelade enligt följande:
- 00 Statsrådets verksamhet
- 01 Personalförvaltning
- 02 Ekonomiförvaltning
- 03 Ledning samt styrning av förvaltningsområdet
- 04 Tillsyn över och kontroll av verksamheten
- 05 Beredskap
- 06 Administration och gemensamma tjänster
- 07 Lagar och förordningar
- 09 Statsfinanserna
- 10 Utrikespolitik och internationella relationer
- 11 Rätt och demokrati
- 12 Inre säkerhet
- 13 Försvarspolitik
- 14 Utbildning, vetenskap och kultur
- 16 Arbete och näringar inkl. energi
- 17 Hälsa och välbefinnande
- 18 Miljön och samhällsstrukturen
- 97 Arkiv över regeringarna
- 98 Särskilda arkivbildare
De viktigaste söktermerna för ärenden i VAHVA är
- Ärendets rubrik
- Ärendets nummer
- Datum då ärendet inletts/avslutats
- Ansvarig organisation
- Ansvarig person
- Kontakt: inledare, deltagare
- Uppgiftsklassens beteckning
De viktigaste söktermerna för handlingar i VAHVA är
- Handlingens rubrik
- Handlingens nummer
- Datum för handlingen fr.o.m./t.o.m.
- datum för mottagande
- Ansvarig organisation
- Ansvarig person
- Kontakt: avsändare, mottagare, kopia
- typ av handling
- avsändarens referens
- Ärendets rubrik
- Uppgiftsklassens beteckning
- uppgiftsklassificering
- Innehållssökning
I undervisnings- och kulturministeriets system Salama registreras och behandlas ärenden som gäller statsunderstöd som beviljas efter prövning samt enskilda ärenden som gäller priser. Statsunderstöd söks via Salamas e-tjänst.
Salama innehåller ansökningar som hänför sig till statsunderstödsärenden jämte bilagor, beslut, redovisningar och andra handlingar som hänför sig till behandlingen och som sökandena av statsunderstöd har lämnat in och som ministeriet har producerat inklusive metadata. Informationsmaterialet som gäller statsunderstöd innehåller också personuppgifter. Handlingarna kan innehålla sekretessbelagd information. Informationen i systemet är inte öppet tillgänglig via ett tekniskt gränssnitt.
Ministeriet beviljar statsunderstöd för verksamhet och projekt som hänför sig till utbildning, forskning, kultur, idrott, ungdomsarbete, upphovsrätt och kyrkliga frågor.
De viktigaste söktermerna för ärenden i Salama-systemet är följande:
- Ärendets diarienummer (i formatet OKM/löpande nummer/uppgiftsgrupp/årtal)
- Klientens namn (den som ansöker om statsunderstöd)
- Organisationsklientens FO-nummer
- Personklientens personbeteckning
- Ärendets namn
- Ärendets status (t.ex. under beredning, avgjort)
- Datum då ärendet inleddes
- Datum då ärendet avgjordes
- Ansvarig beredare för ärendet vid ministeriet
De viktigaste söktermerna för handlingar i Salama-systemet är följande:
- Diarienummer (i formatet OKM/löpande nummer/uppgiftsgrupp/årtal)
- Handlingens rubrik
- Typ av handling (t.ex. ansökan, beslut)
- Datum för upprättande av handlingen
- Den som upprättat/sänt handlingen
EUTORI är ett informationssystem till stöd för statsförvaltningens EU-beredning. Det viktigaste innehållet i EUTORI är material från EU-ministerutskottet och beredningssektionerna samt EU-lagstiftningsprojekt, meddelanden, EU-överträdelseförfaranden och domstolsfall.
EUTORI är avsett för tjänstemän som behandlar EU-ärenden. Utöver ministerierna, ämbetsverken på förvaltningsområdet och EU-representationen är bland annat riksdagen och Ålands landskapsregering användarorganisationer.
I systemet upprättas, distribueras, registreras och arkiveras EU-handlingar. Dessa är både handlingar som utarbetats av EU-organen och nationella handlingar (t.ex. mötesrapporter, anvisningar, promemorior, protokoll och utredningar som lämnats till riksdagen). Informationen i systemet är inte öppet tillgänglig via ett tekniskt gränssnitt.
De handlingar som finns i systemet är indelade i följande ärendegrupper:
- 00 Finlands EU-politik
- 01 Allmänna ärenden, finansiella ärenden och ärenden som gäller organen
- 02 Tullunionen och fri rörlighet för varor
- 03 Jordbruk
- 04 Fiske
- 05 Fri rörlighet för arbetstagare och socialpolitik
- 06 Etableringsrätt och frihet att tillhandahålla tjänster
- 07 Trafik och transporter
- 08 Konkurrenspolitik
- 09 Beskattning
- 10 Ekonomisk politik och penningpolitik samt fri rörlighet för kapital
- 11 Yttre förbindelser
- 12 Energi
- 13 Industripolitik och den inre marknaden
- 14 Regionalpolitik och samordning av strukturella instrument
- 15 Miljö, konsumenter och hälsoskydd
- 16 Vetenskap, information, utbildning och kultur
- 17 Företagsrätt
- 18 Gemensam utrikes- och säkerhetspolitik
- 19 Ett område för frihet, säkerhet och rättvisa
- 20 Ett Europa för medborgarna
De viktigaste söktermerna för ärenden i EUTORI är:
- ärende (rubrik)
- Ärendets nummer
- Datum för inledande av ärendet
- Ansvarig organisation
- Handling om inledande av ärendet
- Nyckelord
- författningsnummer
- beslutsförfarande
- typ av ärende
- ärendegrupp
- ärendets livscykel
De viktigaste söktermerna för handlingar i EUTORI är:
- Rubrik
- Handlingens ID
- Datum för upprättande
- Organisation som upprättat handlingen
- aktör som upprättat handlingen
- typ av handling
- Nyckelord
- Akronym
- Innehållssökning
De viktigaste sökfaktorerna för möten i EUTORI är följande:
- mötets namn
- ID/nummer
- Mötesdatum
- Ansvarigt ministerium
- Typ av möte