Asiakirjojen julkisuus ja tietopyynnöt
Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta. Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jos niiden julkisuutta ei ole lailla erikseen rajoitettu. Tämä sivu on opetus- ja kulttuuriministeriön asiakirjajulkisuuskuvaus, jonka tarkoituksena on opastaa ja tukea tietopyyntöjen tekemisessä.
Opetus- ja kulttuuriministeriön hallussa olevat tietoaineistot ja asiakirjat liittyvät ministeriön tehtäviin ja vastuualueisiin. Opetus- ja kulttuuriministeriö toimii tiedonhallintalain (906/2019) 2 §:n mukaisena tiedonhallintayksikkönä ja ylläpitää kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain 28 §:n mukaisesti. Ministeriön muodostamaan tiedonhallintayksikköön kuuluu lisäksi erilaisia itsenäisiä toimielimiä.
Asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää tiedot
- tietojärjestelmistä, jotka sisältävät asiarekisteriin kuuluvia tai palvelujen tiedonhallintaan kuuluvia tietoja;
- asiarekisterin tai tietojärjestelmän sisältämien tietojen antamisesta päättävästä viranomaisesta ja sen yhteystiedoista tiedonsaantia koskevan pyynnön esittämiseksi;
- tietojärjestelmien sisältämistä tietoaineistoista tietoryhmittäin;
- hakutekijöistä, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea teknisesti viranomaisen asiarekisteristä tai tietojärjestelmistä;
- tietoaineistojen saatavuudesta avoimesti teknisen rajapinnan avulla.
Oikeus julkiseen tietoon
Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei asiakirjoja ole julkisuuslaissa tai muussa laissa säädetty salassa pidettäväksi.
Julkisuusperiaatetta sovelletaan viranomaisen asiakirjoihin. Viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan sen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa.
Tietoja ja asiakirjoja verkossa
Opetus- ja kulttuuriministeriö julkaisee toimintaansa koskevia tietoja ja asiakirjoja verkossa.
- Lausuntopalvelu.fi
- Oiva: Opetushallinnon ohjaus- ja säätelypalvelu
- Opetus- ja kulttuuritoimen rahoitusjärjestelmän raportit
- Opetus- ja kulttuuriministeriön hankkeet ja työryhmät
- Opetus- ja kulttuuriministeriön julkaisut: valtioneuvoston julkaisuarkisto Valto
- Tutkihallintoa.fi: valtionhallinnon talous-, henkilöstö- ja tuloksellisuustietoja
- Tutkihallintoa.fi: valtionavustukset
- Tutkibudjettia.fi: valtion talousarviota koskevia tietoja
- Tutkihankintoja.fi: tietoa valtion hankinnoista
- Valtiolle.fi
Tietopyynnön tekeminen
Jos et löydä tarvitsemaasi tietoa verkkosivuilta tai muista lähteistä, voit pyytää sitä opetus- ja kulttuuriministeriöstä toimittamalla julkisuuslain mukaisen tietopyynnön ministeriön kirjaamoon.
Kirjaamon yhteystiedot:
kirjaamo.okm(at)gov.fi
Opetus- ja kulttuuriministeriö
PL 29 00023 Valtioneuvosto
Tietopyynnön on oltava riittävän tarkka, jotta voimme selvittää, mitä asiakirjoja se koskee. Avustamme sinua tarvittaessa kohdistamaan pyyntösi oikeaan asiakirjaan.
Tietopyynnöt ja niiden käsittely rekisteröidään valtioneuvoston yhteiseen VAHVA-asianhallintajärjestelmään. Tiedon antamisesta päättää opetus- ja kulttuuriministeriö. Käsittelemme pyyntösi mahdollisimman nopeasti. Jos pyytämäsi tieto ei kuulu opetus- ja kulttuuriministeriölle, siirrämme pyyntösi sille viranomaiselle, jolle asian käsittely kuuluu.
Asiakirjojen antamisesta ja tiedon esille hakemisesta voidaan periä maksu julkisuuslain 34 § mukaisesti.
Jos pyydetty asiakirja tai tieto on salassa pidettävä, pyytäjällä on oikeus saada asiassa valituskelpoinen päätös.
Tietoaineistot ja asiakirjarekisteri
Opetus- ja kulttuuriministeriön hallussa olevat tietoaineistot ja asiakirjat liittyvät ministeriön tehtäviin ja vastuualueisiin.
Ministeriön vastuulle kuuluvat:
- tiede, koulutus ja varhaiskasvatus
- taide, kulttuuri, liikunta ja nuorisotyö
- arkisto-, museo- ja yleinen kirjastotoimi
- evankelis-luterilainen kirkko, ortodoksinen kirkkokunta sekä muut uskonnolliset yhdyskunnat
- opintotuki
- tekijänoikeus
Opetus- ja kulttuuriministeriö ylläpitää asiarekisteriä käsittelyssään olevista ja ratkaisemistaan asioista.
Asiarekisterin tiedot sisältyvät seuraaviin tietojärjestelmiin:
VAHVA on valtioneuvoston yhteinen asianhallintajärjestelmä. Opetus- ja kulttuuriministeriön osalta siellä käsitellään ministeriön vastuulla olevat muut hallintoasiat kuin valtionavustusasiat. Näitä ovat esimerkiksi lainsäädännön valmistelu, talousarvion laadinta, virkanimitys- ja muut palvelussuhteisiin liittyvät asiat, hankinnat, koulutuksen järjestämisluvat ja muut lupa-asiat sekä muut hallinnolliset asiat.
VAHVA-järjestelmään rekisteröidään ministeriön käsittelyyn tulevat asiat, ja ne vastuutetaan järjestelmässä valmistelua varten. Järjestelmään tallennetaan ministeriön ulkopuolelta saapuvat ja ministeriössä laadittavat asiaan liittyvät asiakirjat. Järjestelmän sisältämät tiedot eivät ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan kautta.
Järjestelmän sisältämä asiakirjatieto on jaoteltu seuraavasti:
- 00 Valtioneuvoston toiminta
- 01 Henkilöstöhallinto
- 02 Taloushallinto
- 03 Johtaminen ja hallinnonalan ohjaus
- 04 Toiminnan valvonta ja tarkastus
- 05 Varautuminen ja valmius
- 06 Hallinto ja yhteiset palvelut
- 07 Lakien ja asetusten säätäminen
- 08 EU-asiat
- 09 Valtiontalous
- 10 Ulkopolitiikka ja kansainväliset suhteet
- 11 Oikeus ja demokratia
- 12 Sisäinen turvallisuus
- 13 Puolustuspolitiikka
- 14 Koulutus, tiede ja kulttuuri
- 16 Työ ja elinkeinot ml. energia
- 17 Terveys ja hyvinvointi
- 18 Ympäristö ja yhdyskuntarakenne
- 97 Hallitusten arkisto
- 98 Erilliset arkistonmuodostajat
Asioiden keskeiset hakutekijät VAHVA-asianhallintajärjestelmässä ovat seuraavat:
- Asian otsikko
- Asian numero
- Asian päivämäärä alkaen/loppuen
- Vastuuorganisaatio
- Vastuuhenkilö
- Kontakti: vireillepanoja, osallistuja
- Tehtäväluokan tunnus
Asiakirjojen keskeiset hakutekijät VAHVA-asianhallintajärjestelmässä ovat seuraavat:
- Asiakirjan otsikko
- Asiakirjan numero
- Asiakirjan päivämäärä alkaen/loppuen
- Vastaanottopäivä
- Vastuuorganisaatio
- Vastuuhenkilö
- Kontakti: lähettäjä, vastaanottaja, kopio
- Asiakirjatyyppi
- Lähettäjän viite
- Asian otsikko
- Tehtäväluokan tunnus
- Tehtäväluokitus
- Sisältöhaku
Opetus- ja kulttuuriministeriön omistamaan SALAMA-järjestelmään rekisteröidään ja siellä käsitellään harkinnanvaraisia valtionavustuksia koskevat asiat, valtionosuuksia, korkeakoulujen valtionrahoitukseen ja kansallisten taidelaitosten valtionrahoitukseen liittyviä asioita sekä yksittäisiin palkintoihin liittyviä asioita. Valtionavustuksia haetaan SALAMA:n sähköisen asiointipalvelun kautta.
SALAMA-järjestelmä sisältää valtionavustusasioihin liittyvät hakemukset liitteineen, päätökset, selvitykset ja muut käsittelyyn liittyvät valtionavustusten hakijoiden toimittamat ja ministeriön tuottamat asiakirjat metatietoineen. Valtionavustuksiin liittyvä tietoaineisto sisältää myös henkilötietoja. Asiakirjat voivat sisältää salassa pidettävää tietoa. Järjestelmän sisältämät tiedot eivät ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan kautta.
Ministeriö myöntää valtionavustuksia koulutukseen, tieteeseen, kulttuuriin, liikuntaan, nuorisotyöhön, tekijänoikeuteen ja kirkollisasioihin liittyvään toimintaan ja hankkeisiin.
Asian keskeiset hakutekijät SALAMA-järjestelmässä ovat seuraavat:
- Asian diaarinumero (muotoa OKM/juokseva numero/tehtäväryhmä/vuosiluku)
- Asiakkaan (valtionavustuksen hakijan) nimi
- Organisaatioasiakkaan Y-tunnus
- Henkilöasiakkaan henkilötunnus
- Asian nimi
- Asian tila (esim. valmisteilla, ratkaistu)
- Asian avauspäivä
- Asian ratkaisupäivä
- Asian vastuuvalmistelija ministeriössä
Asiakirjan keskeiset hakutekijät SALAMA-järjestelmässä ovat seuraavat:
- Diaarinumero (muotoa OKM/juokseva numero/tehtäväryhmä/vuosiluku)
- Asiakirjan otsikko
- Asiakirjatyyppi (esim. hakemus, päätös)
- Asiakirjan laatimispäivä
- Asiakirjan laatija/lähettäjä
Valtiokonttorin tuottamissa yhteisissä valtionavustustoiminnan verkkopalveluissa rekisteröidään ja käsitellään harkinnanvaraisia valtionavustusasioita. Kokonaisuuteen kuuluu kolme palvelua: Haeavustuksia.fi, Hallinnoiavustuksia.fi ja Tutkiavustuksia.fi.
Opetus- ja kulttuuriministeriö siirtyy käyttämään uusia valtionavustustoiminnan verkkopalveluita vaiheittain vuosien 2024-2025 aikana. Palvelut tulevat korvaamaan SALAMA-järjestelmän harkinnanvaraisten valtionavustusasioiden osalta. Opetus- ja kulttuuriministeriö myöntää harkinnanvaraisia valtionavustuksia koulutukseen, tieteeseen, kulttuuriin, liikuntaan, nuorisotyöhön, tekijänoikeuteen ja kirkollisasioihin liittyvään toimintaan sekä hankkeisiin.
Hallinnoiavustuksia.fi-palvelussa valtionapuviranomainen julkaisee hakuilmoitukset ja -lomakkeet sekä käsittelee saapuneet hakemukset. Valtionavustuksia haetaan Haeavustuksia.fi-palvelussa, joka kokoaa eri valtionapuviranomaisten valtionavustushaut yhteen paikkaan.
Hallinnoiavustuksia.fi-palvelu sisältää valtionavustusasioihin liittyvät hakemukset liitteineen, päätökset, selvitykset ja muut käsittelyyn liittyvät valtionavustushakijoiden toimittamat ja ministeriön tuottamat asiakirjat metatietoineen. Valtionavustuksiin liittyvä tietoaineisto sisältää myös henkilötietoja. Asiakirjat voivat sisältää salassa pidettävää tietoa. Järjestelmän sisältämät tiedot eivät ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan kautta. Avustushaun ja -asian keskeiset hakutekijät Hallinnoiavustuksia.fi-palvelussa tarkennetaan opetus- ja kulttuuriministeriön käyttöönoton myötä.
Valtiokonttori toimii valtionavustusten verkkopalveluiden tuottajana ja vastaa palveluiden kehittämisestä sekä tarjoaa tukea kaikille palveluiden käyttäjille. Valtionavustusviranomaiset vastaavat hakujen sisältöön liittyvistä kysymyksistä (ml. hakuehdot ja avustusten myöntäminen).
Valtiokonttori kerää avustustoiminnan vähimmäistietoja tehdyistä päätöksistä ja avustushauista. Tiedot julkaistaan Tutkiavustuksia.fi-palvelussa, joka on osa Tutkihallintoa-kokonaisuutta. Palvelussa voidaan katsoa, selata ja hyödyntää valtionavustusten tietovarantoon toimitettujen avustusasioiden vähimmäistietoja. Tietojen keruu perustuu valtionavustuslakiin (688/2021) ja siitä annettuun asetukseen (1394/2022).
Opetushallinnon ohjaus- ja säätelypalvelu on koulutuksen toimialan järjestämis- ja ylläpitämislupien tietokanta. Palveluun tallennetaan myönteiset järjestämis- tai ylläpitolupapäätökset mm. perusopetuksen, ammatillisen koulutuksen, lukiokoulutuksen ja taiteen perusopetuksen osalta.
Palvelun tietoaineisto ei sisällä henkilötietoja tai salassa pidettävää tietoa. Tietoaineisto ei ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan kautta. Tietoa järjestämis- ja ylläpitämisluvista voi hakea Oiva-sivuston kautta.
Keskeiset hakutekijät palvelussa ovat:
- koulutusmuoto
- koulutustoimijan nimi
- koulututoimijan y-tunnus
- koulutustoimijan sijainti
Raportointisivustoa käytetään opetus- ja kulttuurialan toimijoille myönnettävien valtionosuuksien ja rahoituksien tarvitsemien tietojen raportointiin. Sivustolla käsitellään julkista tietoa opetus- ja kulttuuritoimen toimijoiden toiminnassa syntyvistä ja toimijoiden raportoimista suorite- ja kustannustiedoista sekä valtionosuusrahoituksen päätösten perusteista.
Raportointisivuston raportit eivät sisällä henkilötietoja tai salassa pidettävää tietoa. Tietoaineisto ei ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan kautta.
Raportointisivuston tietoa voi hakea vuosikohtaisesti opetus- ja kulttuuriministeriön myöntämistä valtionosuuksista ja rahoituksista sekä opetus- ja kulttuuritoimen kustannuksista sekä järjestelmän edellyttämistä tiedonkeruista ja valtionosuusrahoituksen määräytymisperusteista. Osa raporteista sisältää näitä tietoja myös saajakohtaisesti.