Arkistolaitoksen kansainvälinen arviointi: Arkistolaitokselle vahvempi koordinaatio- ja hallintorooli
Kansainvälinen asiantuntijapaneeli on arvioinut Suomen arkistolaitosta, joka koostuu Kansallisarkistosta ja seitsemästä maakunta-arkistosta. Paneeli toivoo arkistolaitokselta aktiivisempaa roolia valtionhallinnon arkistojen toiminnan koordinoinnissa ja hallinnoimisessa sekä uusien järjestelmien neuvonnassa ja opastuksessa. Arkistolaitoksen asiantuntemusta sähköisen asiakirjahallinnon alalla tulisi paneelin mukaan ehdottomasti hyödyntää valtionhallinnon IT-strategiassa. Arviointiraportti luovutettiin opetusministeri Antti Kalliomäelle tiistaina.
Arkistolaitoksen tehtäviä säätelevä laki ei paneelin mielestä anna arkistolaitokselle mahdollisuutta toteuttaa täysin tehtäväänsä varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja käytettävyys. Paneeli ehdottaa, että arkistolaitokseen siirrettäisiin jatkossa myös ulkoasiain- ja puolustushallinnon aineistot. Arkistolaitoksen tulisi jatkossa valvoa myös evankelis-luterilaisen kirkon arkistojen toimintaa. Tästä tulisi säätää lailla. Samalla pysyvästi säilytettävien viranomaisarkistojen arkistolaitokseen siirtämisen aikarajaa tulisi lyhentää 40 vuodesta 25 vuoteen. Tämä varmistaisi kansallisesti merkittävän aineiston säilymisen asianmukaisella tavalla.
Paneelin mukaan tulisi kiireellisesti laatia kansalliset linjaukset niin aineiston konservointiin kuin digitointiinkin. Arkistolaitoksen tulisi osallistua vahvasti yhtenäisen kansallisen arkistojen hankinta- ja säilytyspolitiikan laadintaan. Valtionapua saavien yksityisarkistojen tehokkuutta ja kustannustehokkuutta voitaisiin parantaa tiivistämällä yhteistyötä, yhdistämällä toimintoja, jakamalla tiloja sekä toteuttamalla kansallinen arkistojen tietoverkko.
Tavoitteena on säilyttää 15 prosenttia valtionhallinnon asiakirjoista pysyvästi arkistossa. Paneeli toteaa, että arkistolaitoksen tulisi kehittää yksityiskohtaisempia valintakriteereitä, jotta sen olisi mahdollista entistä paremmin arvioida hallintokoneiston teknisesti monimutkaisia asiakirjoja ja seuloa niistä olennaiset pysyvään säilytykseen.
Arkistolaitoksen asiakaspalvelu on laadukasta ja saanut hyvin kiittävää palautetta. Asiakaspalvelu vie kuitenkin arviointipaneelin mukaan liikaa resursseja muilta yksiköiltä ja toiminnoilta. Erityisesti resursseja tulisi siirtää sähköisten arkistojen ohjaukseen ja aineiston digitointiin. Arkiston kustannustehokkuuden parantamiseksi voitaisiin harkita tiettyjen palvelujen hinnoittelua uudelleen. Näin saadut tulot voitaisiin käyttää palveluiden parantamiseen.
Arkistotietokanta VAKKA on kaikkien kansalaisten käytössä internetissä vuoteen 2007 loppuun mennessä. Arviointipaneeli kiirehtii myös muiden verkkopalvelujen kehittämistä sekä aineistojen digitoimista ja siirtämistä internetiin. Arkistolaitoksen tulisi tässä pyrkiä tekemään yhteistyötä alan muiden toimijoiden sekä tärkeimpien käyttäjäryhmien kanssa.
- - -
Arviointipaneelin puheenjohtajana toimi pääjohtaja Sarah Tyacke (Chief Executive of the National Archives of England and Wales,). Paneelin jäseniä olivat pääjohtaja John Herstad (The National Archives of Norway) ja professori Eric Ketelaar (University of Amsterdam, the Netherlands). Paneelin sihteerinä toimi David Leitch (The National Archives of the United Kingdom).
- - -
Lisätietoja: ylitarkastaja Irma Reijonen (opetusministeriö), p. (09) 160 77237, [email protected] ja johtaja Sakari Karjalainen (opetusministeriö), p. (09) 160 77353, [email protected]
- - -
Arviointiraportti International Evaluation of the National Archives Service of Finland (opetusministeriön julkaisuja 2006:5) julkaistaan luovutuksen jälkeen tiistaina opetusministeriön www-sivuilla osoitteessa: http://www.minedu.fi/julkaisut/tiede/2006/opm05/opm05.pdf