Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely opetus- ja kulttuuriministeriössä

Henkilötietoja tarvitaan opetus- ja kulttuuriministeriön palveluiden tuottamisessa ja tehtävien suorittamisessa. Henkilötietoja käsitellään vain perustellusta syystä mm. asiointia ja yhteydenpitoa varten. Henkilötietoja säilytetään asian käsittelyn edellyttämä aika.

Ministeriö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 sekä sitä täydentävän tietosuojalain (1050/2018) periaatteita ja velvoitteita rekisterinpitäjänä ja rekisteröityjen informoinnissa.

Rekisteröidyllä eli ministeriön kanssa asioivalla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevat henkilötiedot. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisemista tai poistamista sekä käsittelyn rajoittamista. Jos rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi).

Tietosuojailmoitukset

Opetus- ja kulttuuriministeriön tietosuojailmoituksissa kerrotaan yksityiskohtaisemmat henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja perusteet sekä rekisteröityjen oikeudet.

• SALAMA, valtionavustusten käsittelyjärjestelmä. Henkilötietojen käsittely SALAMA-asianhallintakokonaisuudessa (diaari, sähköinen arkisto, asiakasrekisteri, valtionavustusten asiointipalvelu).
• Funet Miitti ZOOM
• Rekrytointi
• Palkkionmaksu
• Kokous- ja tapahtumajärjestelyissä sekä kyselyissä käsiteltävät henkilötiedot
• okm.fi-verkkopalvelu
• Matkustajaprofiili ja -matkalaskut
• Koronaviruksen vaikutuksia kulttuurialalla selvittävä kysely
• Twitterissä käsiteltävät henkilötiedot
• Varhaiskasvatuksen tuen selvitystoiminnassa käsiteltävät henkilötiedot
• Kaksivuotisen esiopetuksen kokeilun otannassa käsiteltävät henkilötiedot
• Kaksivuotisen esiopetuksen kokeilun kuntaviestinnässä käsiteltävät henkilötiedot
• Kaksivuotisen esiopetuksen kokeilun seurannan ja arvioinnin toteuttamiseen liittyvässä viestinnässä käsiteltävät henkilötiedot
• Kaksivuotisen esiopetuksen kokeilun seurannassa ja arvioinnissa käsiteltävät henkilötiedot
• Liikunnallisen elämäntavan ja Liikkuva opiskelu -hankkeiden tietosuojailmoitus 2021-22
• Liikunnallisen elämäntavan ja Liikkuva opiskelu -kehittämishankkeet 2022 alkaen
• Perusopetuksen oppimisen ja koulunkäynnin tuen järjestämisen ja toteuttamisen nykytilan selvityksessä käsiteltävät henkilötiedot
• Tutkimushankkeessa digitalisaation vaikutuksista perusopetuksen oppimistilanteisiin, oppimiseen ja oppimistuloksiin käsiteltävät henkilötiedot
• Fiona-etäkäyttöympäristössä tutkija-aineistojen käytössä käsiteltävät
  henkilötiedot
• Pohjoismaiden ministerineuvoston Suomen pj-kauden OKM:n päätapahtumassa 8.-9.6.2021 käsiteltävät henkilötiedot
• Rajaton Rajaton saamelaisopetus, pohjoismainen foorumi Inarissa 1.‒2. joulukuuta 2021 –tapahtumassa käsiteltävät henkilötiedot
• Tutkimushankkeessa väestökehityksen vaikutuksista varhaiskasvatukseen ja esi- ja perusopetukseen käsiteltävät henkilötiedot
• Eurostudent VIII -tutkimuksessa käsiteltävät henkilötiedot
• Tutkimushankkeessa perusopetuksen päättöarviointiuudistuksen vaikutuksista käsiteltävät henkilötiedot
• Valtionavustustoiminnan verkkopalvelut
• Kehittämis- ja tutkimushankkeessa perusopetuksen koulujen turvallisuuskulttuurista käsiteltävät henkilötiedot

Yhteisrekisterinpitäjyys

Kun henkilötietoja käsitellään valtioneuvoston yhteisissä tietojärjestelmissä, ovat valtioneuvoston kanslia ja muut ministeriöt yhteisrekisterinpitäjiä. Opetus- ja kulttuuriministeriö ja valtioneuvoston kanslia ovat yhteisrekisterinpitäjiä seuraavissa yhteisissä järjestelmissä:

• VAHVA-asianhallintajärjestelmä
• verkkopalveluiden julkaisualusta YJA
• valtioneuvoston intranet Kampus
• valtioneuvoston sisäinen hankehallinnan palvelu Hankeikkuna
• valtioneuvoston sähköinen päätöksentekojärjestelmä PTJ
• valtioneuvoston palveluiden tilaus- ja hallintajärjestelmä Virkku
• työtilaratkaisu Tiimeri
• fasilitointialusta Howspace
• EU-R-asiakirjojen jakelujärjestelmä DOREU

Valtioneuvosto on määritellyt yhteistyössä yhteisrekisterinpitäjien vastuualueet. Valtioneuvoston kanslia ja muut ministeriöt vastaavat siitä, että henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Yhteisrekisterinpitäjyydessä tarvitaan lakisääteinen peruste henkilötietojen luovuttamiselle ministeriöiden välillä.

Valtioneuvoston kanslia ja kukin ministeriö vastaavat omasta viranomaistoiminnastaan, kuten tietojen oikeellisuudesta ja rekisteröityjen eli asiakkaidensa oikeuksien toteuttamisesta. Lisäksi valtioneuvoston kanslia vastaa seuraavista yhteisten tietojärjestelmien tietosuoja-asioista:

• teknisille ratkaisuille on tietosuojalainsäädännön mukainen henkilötietojen käsittelyperuste
• tekninen turvallisuus ja kyky taata palveluiden luottamuksellisuus on toteutettu
• sopimukset henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukaisesti
• järjestelmät noudattavat tietosuojaperiaatteita
• tarvittavat tietosuojan vaikutustenarvioinnit toteutetaan.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä

Voit pyytää ja saada nähtäväksesi ministeriön palveluihin tallennetut henkilötietosi toimittamalla tietopyynnön ministeriön kirjaamoon. Täytä ja tulosta alla oleva tietopyyntölomake ja lähetä se postitse ministeriöön osoitteeseen Opetus- ja kulttuuriministeriö, PL 29, 00023 Valtioneuvosto. Voit jättää pyynnön myös henkilökohtaisesti valtioneuvoston jakelukeskukseen osoitteessa Ritarikatu 2 B, Helsinki.

• Lomake EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisen tietopyynnön tekemiseksi (doc)

Jos tietosi ovat puutteellisia tai virheellisiä, voit pyytää niiden korjaamista. Voit kirjallisesti pyytää ministeriötä poistamaan tietosi.

Jos tarvitset lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä ministeriössä, ota yhteyttä ministeriön tietosuojavastaavaan: okmtietosuojavastaava(at)gov.fi.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröityjen oikeuksista löydät tietosuojavaltuutetun toimiston sivustolta www.tietosuoja.fi.