Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely opetus- ja kulttuuriministeriössä

Henkilötietoja tarvitaan opetus- ja kulttuuriministeriön palveluiden tuottamisessa ja tehtävien suorittamisessa. Henkilötietoja käsitellään vain perustellusta syystä mm. asiointia ja yhteydenpitoa varten. Henkilötietoja säilytetään asian käsittelyn edellyttämä aika.

Ministeriö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 sekä sitä täydentävän tietosuojalain (1050/2018) periaatteita ja velvoitteita rekisterinpitäjänä ja rekisteröityjen informoinnissa.

Rekisteröidyllä eli ministeriön kanssa asioivalla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevat henkilötiedot. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisemista tai poistamista sekä käsittelyn rajoittamista. Jos rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi).

Yhteisrekisterinpitäjyys

Kun henkilötietoja käsitellään valtioneuvoston yhteisissä tietojärjestelmissä, ovat valtioneuvoston kanslia ja muut ministeriöt yhteisrekisterinpitäjiä. Opetus- ja kulttuuriministeriö ja valtioneuvoston kanslia ovat yhteisrekisterinpitäjiä seuraavissa yhteisissä järjestelmissä:

  • VAHVA-asianhallintajärjestelmä
  • verkkopalveluiden julkaisualusta YJA
  • valtioneuvoston intranet Kampus
  • valtioneuvoston sisäinen hankehallinnan palvelu Hankeikkuna
  • valtioneuvoston sähköinen päätöksentekojärjestelmä PTJ
  • valtioneuvoston palveluiden tilaus- ja hallintajärjestelmä Virkku
  • työtilaratkaisu Tiimeri
  • fasilitointialusta Howspace
  • EU-R-asiakirjojen jakelujärjestelmä DOREU

Valtioneuvosto on määritellyt yhteistyössä yhteisrekisterinpitäjien vastuualueet. Valtioneuvoston kanslia ja muut ministeriöt vastaavat siitä, että henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Yhteisrekisterinpitäjyydessä tarvitaan lakisääteinen peruste henkilötietojen luovuttamiselle ministeriöiden välillä.

Valtioneuvoston kanslia ja kukin ministeriö vastaavat omasta viranomaistoiminnastaan, kuten tietojen oikeellisuudesta ja rekisteröityjen eli asiakkaidensa oikeuksien toteuttamisesta. Lisäksi valtioneuvoston kanslia vastaa seuraavista yhteisten tietojärjestelmien tietosuoja-asioista:

  • teknisille ratkaisuille on tietosuojalainsäädännön mukainen henkilötietojen käsittelyperuste
  • tekninen turvallisuus ja kyky taata palveluiden luottamuksellisuus on toteutettu
  • sopimukset henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukaisesti
  • järjestelmät noudattavat tietosuojaperiaatteita
  • tarvittavat tietosuojan vaikutustenarvioinnit toteutetaan.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä

Voit pyytää ja saada nähtäväksesi ministeriön palveluihin tallennetut henkilötietosi toimittamalla tietopyynnön ministeriön kirjaamoon. Täytä ja tulosta alla oleva tietopyyntölomake ja lähetä se postitse ministeriöön osoitteeseen:
Opetus- ja kulttuuriministeriö, PL 29
00023 Valtioneuvosto

Voit jättää pyynnön myös henkilökohtaisesti valtioneuvoston jakelukeskukseen osoitteessa Ritarikatu 2 B, Helsinki.

Jos tietosi ovat puutteellisia tai virheellisiä, voit pyytää niiden korjaamista. Voit kirjallisesti pyytää ministeriötä poistamaan tietosi.

Jos tarvitset lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä ministeriössä, ota yhteyttä ministeriön tietosuojavastaavaan: okmtietosuojavastaava(at)gov.fi.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröityjen oikeuksista löydät tietosuojavaltuutetun toimiston sivustolta www.tietosuoja.fi.

Tietosuojailmoitukset

Opetus- ja kulttuuriministeriön tietosuojailmoituksissa kerrotaan yksityiskohtaisemmat henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja perusteet sekä rekisteröityjen oikeudet.

Ilmoittajansuojelu

Ilmoittajansuojelun avulla ilmoittajat voivat ilmoittaa väärinkäytöksistä turvallisesti. Ilmoittaa voi joko sisäiseen tai ulkoiseen ilmoituskanavaan.

Opetus- ja kulttuuriministeriön sisäiseen ilmoituskanavaan on pääsy vain opetus- ja kulttuuriministeriön palveluksessa olevilla. Muut henkilöt, kuten eläköityneet virkamiehet tai yhteistyökumppanien palveluksessa olevat voivat tehdä opetus- ja kulttuuriministeriön toimintaan liittyvän, työssään havaitsemansa ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvan ilmoituksen oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ulkoiseen ilmoituskanavaan.

 

Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely viittomakielisenä 

 

Lisätietoja

Samuli Kraneis, tietojärjestelmäasiantuntija 
opetus- ja kulttuuriministeriö, Hallintoyksikkö, Tietohallintoryhmä 0295330376