Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely opetus- ja kulttuuriministeriössä

Henkilötietoja tarvitaan opetus- ja kulttuuriministeriön palveluiden tuottamisessa ja tehtävien suorittamisessa. Henkilötietoja käsitellään vain perustellusta syystä mm. asiointia ja yhteydenpitoa varten. Henkilötietoja säilytetään asian käsittelyn edellyttämä aika.

Ministeriö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 sekä sitä täydentävän tietosuojalain (1050/2018) periaatteita ja velvoitteita rekisterinpitäjänä ja rekisteröityjen informoinnissa.

Rekisteröidyllä eli ministeriön kanssa asioivalla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevat henkilötiedot. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisemista tai poistamista sekä käsittelyn rajoittamista. Jos rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi).

Yhteisrekisterinpitäjyys

Kun henkilötietoja käsitellään valtioneuvoston yhteisissä tietojärjestelmissä, ovat valtioneuvoston kanslia ja muut ministeriöt yhteisrekisterinpitäjiä. Opetus- ja kulttuuriministeriö ja valtioneuvoston kanslia ovat yhteisrekisterinpitäjiä seuraavissa yhteisissä järjestelmissä:

• VAHVA-asianhallintajärjestelmä
• verkkopalveluiden julkaisualusta YJA
• valtioneuvoston intranet Kampus & M365-sovellukset
• valtioneuvoston sisäinen hankehallinnan palvelu Hankeikkuna
• valtioneuvoston sähköinen päätöksentekojärjestelmä (VAHVA PTS)
• työtilaratkaisu Tiimeri
• fasilitointialusta Howspace
• EU-R-asiakirjojen jakelujärjestelmä DOREU

Valtioneuvosto on määritellyt yhteistyössä yhteisrekisterinpitäjien vastuualueet. Valtioneuvoston kanslia ja muut ministeriöt vastaavat siitä, että henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Yhteisrekisterinpitäjyydessä tarvitaan lakisääteinen peruste henkilötietojen luovuttamiselle ministeriöiden välillä.

Valtioneuvoston kanslia ja kukin ministeriö vastaavat omasta viranomaistoiminnastaan, kuten tietojen oikeellisuudesta ja rekisteröityjen eli asiakkaidensa oikeuksien toteuttamisesta. Lisäksi valtioneuvoston kanslia vastaa seuraavista yhteisten tietojärjestelmien tietosuoja-asioista:

• Teknisille ratkaisuille on tietosuojalainsäädännön mukainen henkilötietojen käsittelyperuste
• Tekninen turvallisuus ja kyky taata palveluiden luottamuksellisuus on toteutettu
• Sopimukset henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukaisesti
• Järjestelmät noudattavat tietosuojaperiaatteita
• Tarvittavat tietosuojan vaikutustenarvioinnit toteutetaan

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä

Voit pyytää ja saada nähtäväksesi ministeriön palveluihin tallennetut henkilötietosi täyttämällä oheisen lomakkeen:

Lomake EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisen tietopyynnön tekemiseksi

Mahdolliset toimitustavat lomakkeelle ovat:

• Kirjeenä opetus- ja kulttuuriministeriön kirjaamoon (Opetus- ja kulttuuriministeriö, PL 29, 00023 VALTIONEUVOSTO)
• Tuonti valtioneuvoston jakelukeskukseen (Ritarikatu 2 B, Helsinki)
• Pyynnön tekeminen valtioneuvoston jakelukeskuksessa (Ritarikatu 2 B, Helsinki)
• Sähköisesti lähettämällä lomake valtioneuvoston turvaviestipalvelun kautta ministeriön kirjaamoon (kirjaamo.okm(at)gov.fi). Turvaviestipalvelun käyttö:
  • Mene selaimellasi turvaviestipalvelun rekisteröitymisosoitteeseen (https://turvaviesti.gov.fi). Voit valita käyttöliittymän kielen oikeassa yläreunassa olevasta valikosta.
  • Kirjoita sähköpostiosoitteesi Lähettäjä-kenttään ja paina Jatka-painiketta.
  • Paina Rekisteröity-painiketta, tai Tilaa uusi linkki -painiketta, jos olet jo aiemmin rekisteröinyt sähköpostiosoitteesi, mutta aiemmin tilaamasi linkki on vanhentunut. Palvelu ilmoittaa, että osoitteesi on rekisteröity. Voit sulkea selaimen.
  • Antamaasi sähköpostiosoitteeseen lähetetään viesti, jossa olevalla linkillä tunnistaudut ja pääset lähettämään turvasähköpostia.

​Jos tietosi ovat puutteellisia tai virheellisiä, voit pyytää niiden korjaamista. Voit kirjallisesti pyytää ministeriötä poistamaan tietosi.

Jos tarvitset lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä ministeriössä, ota yhteyttä ministeriön tietosuojavastaavaan: okmtietosuojavastaava(at)gov.fi.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröityjen oikeuksista löydät tietosuojavaltuutetun toimiston sivustolta www.tietosuoja.fi.

Tietosuojailmoitukset

Opetus- ja kulttuuriministeriön tietosuojailmoituksissa kerrotaan yksityiskohtaisemmat henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja perusteet sekä rekisteröityjen oikeudet.

• Ammatillisen koulutuksen toiminnanohjauksen kokeilu:
  Ammatillisen koulutuksen toiminnanohjauksen kokeilun haku- ja valintaprosessissa käsiteltävät henkilötiedot.
• Atlassian Jira (pilvi-SaaS) -projektinhallintasovelluksessa käsiteltävät henkilötiedot
• Digitalisaation nykytilaa koskeva selvitys:
  Esi- ja perusopetuksen digitalisaation nykytilaa koskevassa selvityksessä (VN14879/2023) käsiteltävät henkilötiedot.
  Varhaiskasvatuksen digitalisaation nykytilaa koskevassa selvityksessä (VN15096/2023) käsiteltävät henkilötiedot.
  Vapaan sivistystyön digitalisaation nykytilaa koskevassa selvityksessä (VN15680/2023) käsiteltävät henkilötiedot.
• Eduuni wiki -organisaatiowikipalvelussa käsiteltävät henkilötiedot
• EU:n elpymis- ja palautumistukivälineestä avustusta saaneiden yhteisöjen tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien tietojen varmentamisessa käsiteltävät henkilötiedot
• Eurostudent VIII -tutkimuksessa käsiteltävät henkilötiedot
• Fiona-etäkäyttöympäristössä tutkija-aineistojen käytössä käsiteltävät
  henkilötiedot
• Funet Miitti ZOOM
• Howspace-yhteistyöalusta
• Ikäihmisten digitaidot ja syrjäytyminen koronapandemian aikana ja pandemian vaikutukset vapaan sivistystyön oppilaitosten varautumiseen
• Kaksivuotisen esiopetuksen kokeilu:
  Kaksivuotisen esiopetuksen kokeilun kuntaviestinnässä käsiteltävät henkilötiedot.
  Kaksivuotisen esiopetuksen kokeilun otannassa käsiteltävät henkilötiedot.
  Kaksivuotisen esiopetuksen kokeilun seurannan ja arvioinnin toteuttamiseen liittyvässä viestinnässä käsiteltävät henkilötiedot.
  Kaksivuotisen esiopetuksen kokeilun seurannassa ja arvioinnissa käsiteltävät henkilötiedot.
• Kansainvälisen tutkimusyhteistyön edistämisessä käsiteltävät henkilötiedot
• Kansallisen tohtorikoulutuspilotin seurannan ja arvioinnin tutkimushankkeessa käsiteltävät henkilötiedot
• Kehittämis- ja tutkimushankkeessa perusopetuksen koulujen turvallisuuskulttuurista käsiteltävät henkilötiedot
• Kokous- ja tapahtumajärjestelyissä sekä kyselyissä käsiteltävät henkilötiedot
• Koronaviruksen vaikutuksia kulttuurialalla selvittävä kysely
• Koululaiskyselyn 2024 toteutuksessa käsiteltävät henkilötiedot
• Kunniamerkit
• Lasten ja nuorten kuulemisen järjestämisessä perusopetuslain tuen uudistukseen liittyen käsiteltävät henkilötiedot
• Liikunnallisen elämäntavan ja Liikkuva opiskelu -hankkeiden tietosuojailmoitus 2021-22
• Liikunnallisen elämäntavan ja Liikkuva opiskelu -kehittämishankkeet 2022 alkaen
• Liikunnan ja urheilun ansiomerkkiprosessissa käsiteltävät henkilötiedot
• Matkustajaprofiili ja matkalaskut
• okm.fi-verkkopalvelu
• Opetus- ja kulttuuriministeriön tietosuojailmoitus: sisäiset uutiskirjeet
• Palkkionmaksu
• Perusopetuksen oppimisen ja koulunkäynnin tuen järjestämisen ja toteuttamisen nykytilan selvityksessä käsiteltävät henkilötiedot
• Rekrytointi
• SALAMA, valtionavustusten käsittelyjärjestelmä. Henkilötietojen käsittely SALAMA-asianhallintakokonaisuudessa (diaari, sähköinen arkisto, asiakasrekisteri, valtionavustusten asiointipalvelu).
• Selvityshankkeessa perusopetuksen järjestämisen tilannekuvasta erilaistuvissa kunnissa käsiteltävät henkilötiedot
• Sivistyshallinto 2030 -uudistushankkeessa käsiteltävät hallinnonalan henkilötiedot
• Suomi liikkeelle -ohjelman viestinnässä ja tapahtumissa käsiteltävät henkilötiedot
• Taidejakulttuuri.fi-verkkopalvelu
• Team Finland Knowledge uutiskirje
• Tutkimushankkeessa digitalisaation vaikutuksista perusopetuksen oppimistilanteisiin, oppimiseen ja oppimistuloksiin käsiteltävät henkilötiedot
• Tutkimushankkeessa perusopetuksen päättöarviointiuudistuksen vaikutuksista käsiteltävät henkilötiedot
• Tutkimushankkeessa valmistavasta perusopetukseen siirtyneen oppilaan tukemisesta käsiteltävät henkilötiedot
• Tutkimushankkeessa valtion erityisavustuksen varhaiskasvatuksen, esija perusopetuksen koulutuksellista tasa-arvoa ja yhdenvertaisuutta edistävien toimenpiteiden vaikuttavuudesta käsiteltävät henkilötiedot
• Tutkimushankkeessa väestökehityksen vaikutuksista varhaiskasvatukseen ja esi- ja perusopetukseen käsiteltävät henkilötiedot
• Ulkomaankouluja koskevassa selvityksessä käsiteltävät henkilötiedot
• Ukrainan koulutussektorin tuki ja jälleenrakennus -hankeseminaarin järjestämisessä käsiteltävät henkilötiedot
• VAHVA-asianhallintajärjestelmässä käsiteltävät henkilötiedot
• Vaihtoehtoinen menettely erimielisyyksien ratkaisemiseksi (Tekijänoikeuslaki 55 i §)
• Valtionavustustoiminnan verkkopalvelut
• Varhaiskasvatuksen tuen selvitystoiminnassa käsiteltävät henkilötiedot
• Varhaiskasvatuslain (540/2018) tuen uudistuksen toimeenpanoa ja toteutumista sekä tuen vaikutuksia ja uudistukseen suunnattuja resursseja selvittävässä tutkimuksessa käsiteltävät henkilötiedot
• Virka-ansiomerkit
• Vuoroasumisen selvityksessä käsiteltävät henkilötiedot

Ilmoittajansuojelu

Ilmoittajansuojelun avulla ilmoittajat voivat ilmoittaa väärinkäytöksistä turvallisesti. Ilmoittaa voi joko sisäiseen tai ulkoiseen ilmoituskanavaan.

Opetus- ja kulttuuriministeriön sisäiseen ilmoituskanavaan on pääsy vain opetus- ja kulttuuriministeriön palveluksessa olevilla. Muut henkilöt, kuten eläköityneet virkamiehet tai yhteistyökumppanien palveluksessa olevat voivat tehdä opetus- ja kulttuuriministeriön toimintaan liittyvän, työssään havaitsemansa ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvan ilmoituksen oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ulkoiseen ilmoituskanavaan.

Lisätietoa ilmoittajansuojelusta

Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely viittomakielisenä