Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely opetus- ja kulttuuriministeriössä

Henkilötietoja tarvitaan opetus- ja kulttuuriministeriön palveluiden tuottamisessa ja tehtävien suorittamisessa. Henkilötietoja käsitellään vain perustellusta syystä mm. asiointia ja yhteydenpitoa varten. Henkilötietoja säilytetään asian käsittelyn edellyttämä aika.

Ministeriö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 sekä sitä täydentävän tietosuojalain (1050/2018) periaatteita ja velvoitteita rekisterinpitäjänä ja rekisteröityjen informoinnissa.

Rekisteröidyllä eli ministeriön kanssa asioivalla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevat henkilötiedot. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisemista tai poistamista sekä käsittelyn rajoittamista. Jos rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi).

Yhteisrekisterinpitäjyys

Kun henkilötietoja käsitellään valtioneuvoston yhteisissä tietojärjestelmissä, ovat valtioneuvoston kanslia ja muut ministeriöt yhteisrekisterinpitäjiä. Opetus- ja kulttuuriministeriö ja valtioneuvoston kanslia ovat yhteisrekisterinpitäjiä seuraavissa yhteisissä järjestelmissä:

• VAHVA-asianhallintajärjestelmä
• verkkopalveluiden julkaisualusta YJA
• valtioneuvoston intranet Kampus
• valtioneuvoston sisäinen hankehallinnan palvelu Hankeikkuna
• valtioneuvoston sähköinen päätöksentekojärjestelmä PTJ
• valtioneuvoston palveluiden tilaus- ja hallintajärjestelmä Virkku
• työtilaratkaisu Tiimeri
• fasilitointialusta Howspace
• EU-R-asiakirjojen jakelujärjestelmä DOREU

Valtioneuvosto on määritellyt yhteistyössä yhteisrekisterinpitäjien vastuualueet. Valtioneuvoston kanslia ja muut ministeriöt vastaavat siitä, että henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Yhteisrekisterinpitäjyydessä tarvitaan lakisääteinen peruste henkilötietojen luovuttamiselle ministeriöiden välillä.

Valtioneuvoston kanslia ja kukin ministeriö vastaavat omasta viranomaistoiminnastaan, kuten tietojen oikeellisuudesta ja rekisteröityjen eli asiakkaidensa oikeuksien toteuttamisesta. Lisäksi valtioneuvoston kanslia vastaa seuraavista yhteisten tietojärjestelmien tietosuoja-asioista:

• teknisille ratkaisuille on tietosuojalainsäädännön mukainen henkilötietojen käsittelyperuste
• tekninen turvallisuus ja kyky taata palveluiden luottamuksellisuus on toteutettu
• sopimukset henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukaisesti
• järjestelmät noudattavat tietosuojaperiaatteita
• tarvittavat tietosuojan vaikutustenarvioinnit toteutetaan.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä

Voit pyytää ja saada nähtäväksesi ministeriön palveluihin tallennetut henkilötietosi toimittamalla tietopyynnön ministeriön kirjaamoon. Täytä ja tulosta alla oleva tietopyyntölomake ja lähetä se postitse ministeriöön osoitteeseen:
Opetus- ja kulttuuriministeriö, PL 29
00023 Valtioneuvosto

Voit jättää pyynnön myös henkilökohtaisesti valtioneuvoston jakelukeskukseen osoitteessa Ritarikatu 2 B, Helsinki.

• Lomake EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisen tietopyynnön tekemiseksi (doc)

Jos tietosi ovat puutteellisia tai virheellisiä, voit pyytää niiden korjaamista. Voit kirjallisesti pyytää ministeriötä poistamaan tietosi.

Jos tarvitset lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä ministeriössä, ota yhteyttä ministeriön tietosuojavastaavaan: okmtietosuojavastaava(at)gov.fi.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröityjen oikeuksista löydät tietosuojavaltuutetun toimiston sivustolta www.tietosuoja.fi.

 

Tietosuojailmoitukset

Opetus- ja kulttuuriministeriön tietosuojailmoituksissa kerrotaan yksityiskohtaisemmat henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja perusteet sekä rekisteröityjen oikeudet.

• Ansiomerkit
• Funet Miitti ZOOM
• Fiona-etäkäyttöympäristössä tutkija-aineistojen käytössä käsiteltävät
  henkilötiedot
• Eurostudent VIII -tutkimuksessa käsiteltävät henkilötiedot
• Kaksivuotisen esiopetuksen kokeilun kuntaviestinnässä käsiteltävät henkilötiedot
• Kaksivuotisen esiopetuksen kokeilun otannassa käsiteltävät henkilötiedot
• Kaksivuotisen esiopetuksen kokeilun seurannassa ja arvioinnissa käsiteltävät henkilötiedot
• Kaksivuotisen esiopetuksen kokeilun seurannan ja arvioinnin toteuttamiseen liittyvässä viestinnässä käsiteltävät henkilötiedot
• Kasvatus- ja koulutustietojen hyödyntämisen sujuvoittamisselvityksessä käsiteltävät henkilötiedot
• Kehittämis- ja tutkimushankkeessa perusopetuksen koulujen turvallisuuskulttuurista käsiteltävät henkilötiedot
• Kokous- ja tapahtumajärjestelyissä sekä kyselyissä käsiteltävät henkilötiedot
• Koronaviruksen vaikutuksia kulttuurialalla selvittävä kysely
• Kunniamerkit
• Liikunnallisen elämäntavan ja Liikkuva opiskelu -hankkeiden tietosuojailmoitus 2021-22
• Liikunnallisen elämäntavan ja Liikkuva opiskelu -kehittämishankkeet 2022 alkaen
• Matkustajaprofiili ja matkalaskut
• okm.fi-verkkopalvelu
• Palkkionmaksu
• Perusopetuksen oppimisen ja koulunkäynnin tuen järjestämisen ja toteuttamisen nykytilan selvityksessä käsiteltävät henkilötiedot
• Rekrytointi
• SALAMA, valtionavustusten käsittelyjärjestelmä. Henkilötietojen käsittely SALAMA-asianhallintakokonaisuudessa (diaari, sähköinen arkisto, asiakasrekisteri, valtionavustusten asiointipalvelu).
• Team Finland Knowledge uutiskirje
• Tutkimushankkeessa digitalisaation vaikutuksista perusopetuksen oppimistilanteisiin, oppimiseen ja oppimistuloksiin käsiteltävät henkilötiedot
• Tutkimushankkeessa väestökehityksen vaikutuksista varhaiskasvatukseen ja esi- ja perusopetukseen käsiteltävät henkilötiedot
• Tutkimushankkeessa perusopetuksen päättöarviointiuudistuksen vaikutuksista käsiteltävät henkilötiedot
• Twitterissä käsiteltävät henkilötiedot
• Ukrainan koulutussektorin tuki ja jälleenrakennus -hankeseminaarin järjestämisessä käsiteltävät henkilötiedot
• Vaihtoehtoinen menettely erimielisyyksien ratkaisemiseksi (Tekijänoikeuslaki 55 i §)
• Valtionavustustoiminnan verkkopalvelut
• Varhaiskasvatuksen tuen selvitystoiminnassa käsiteltävät henkilötiedot

Ilmoittajansuojelu

Ilmoittajansuojelun avulla ilmoittajat voivat ilmoittaa väärinkäytöksistä turvallisesti. Ilmoittaa voi joko sisäiseen tai ulkoiseen ilmoituskanavaan. Opetus- ja kulttuuriministeriön sisäiseen ilmoituskanavaan on pääsy vain opetus- ja kulttuuriministeriön palveluksessa olevilla. Muut henkilöt, kuten eläköityneet virkamiehet tai yhteistyökumppanien palveluksessa olevat voivat tehdä opetus- ja kulttuuriministeriön toimintaan liittyvän, työssään havaitsemansa ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvan ilmoituksen oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ulkoiseen ilmoituskanavaan.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittely liittyy ilmoittajansuojelulaissa (1171/2022) säädettyihin tehtäviin.

Ilmoittajansuojelulain 30 §:n mukaan rekisterinpitäjä saa käsitellä erityisiin henkilötietoryhmiin ja rikostuomioihin ja rikoksiin liittyviä tietoja vain, jos käsittely on ilmoittajansuojelulain tarkoituksen kannalta välttämätöntä.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta (käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi).

Käsiteltävät tiedot

Ilmoittajansuojeluasioissa käsiteltävät ilmoitukset voivat sisältää mitä tahansa ilmoittajan ilmoitukseen liittämiä henkilötietoja.

Ilmoittajansuojeluasioissa ilmoittajan henkilötietoja ei tallenneta asian tai asiakirjan kontaktitietoihin asian vireillepanijana eikä myöskään ilmoituksen kohteen henkilötietoja tallenneta asian tai asiakirjan kontaktitietoihin. Ilmoittajan ja ilmoituksen kohteen henkilötietoja käsitellään kuitenkin ilmoitusta koskevissa asiakirjoissa, kuten esimerkiksi itse ilmoituksessa.

Ilmoittajansuojelulain mukaisen ilmoituksen tekijän ja ilmoituksen kohteen henkilötiedot ovat aina kokonaan salassa pidettäviä.

Tilanteet, joissa tieto ilmoituksen tekijän henkilöllisyydestä voidaan luovuttaa muulleviranomaiselle tai ilmoituksen kohteelle

Ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö saa ilmoittajansuojelulaissa säädetyn salassapitovelvollisuuden estämättä antaa tiedon ilmoittajan ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi nimetylle henkilölle, jos tiedon antaminen on välttämätöntä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi.

Lisäksi ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö saa antaa tiedon ilmoittajan, ilmoituksen kohteen ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot salassapitosäännösten estämättä, jos tiedon antaminen on tarpeen:

1) toimivaltaiselle viranomaiselle ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä varten;
2) esitutkintaviranomaisille rikosten ennalta estämistä, paljastamista, selvittämistä ja syyteharkintaan saattamista varten;
3) syyttäjälle Syyttäjälaitoksesta annetun lain (32/2019) 9 §:ssä säädettyjen tehtävien suorittamista varten;
4) ilmoituksen kohteelle oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tuomioistuimessa tapahtuvassa käsittelyssä tai tuomioistuimen ulkopuolisessa oikeudellisessa tai hallinnollisessa menettelyssä.

Asianosaisen oikeudesta saada salassa pidettävä tieto säädetään muualla laissa erikseen.

Ilmoituksen kohteella on oikeus ilmaista ilmoittajan henkilöllisyys ja saada viranomaiselta tieto ilmoittajan henkilöllisyydestä, jos se on tarpeen oikeudellisen vaatimuksen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi oikeudellisessa menettelyssä.

Ilmoituksen käsittelystä vastaavan henkilön on ilmoitettava ilmoittajalle etukäteen hänen henkilöllisyytensä ilmaisemisesta, jollei tällainen tieto vaaranna asiaan liittyvää ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä, esitutkintaa tai oikeudenkäyntiä. Toimivaltaisen viranomaisen on lisäksi annettava ilmoittajalle kirjallinen selvitys salassa pidettävien tietojen ilmaisemisen syistä.

Tietojen käsittely on rajattua organisaatiossa ja ajallisesti

Ilmoittajansuojeluasioissa henkilötietoja saavat käsitellä vain ilmoittajansuojelulain tarkoittamalla tavalla tehtävään asianomaisessa ministeriössä nimetyt henkilöt.

Ministeriöön toimitetut ja ministeriössä laaditut asiakirjat sekä niihin sisältyvät henkilötiedot säilytetään tiedonohjaussuunnitelmassa määrättyjen asiakirjojen säilytysaikojen mukaisesti. Säilytysaikojen määrittelyssä on otettu huomioon, mitä ilmoittajasuojelulain 29 §:n 2 momentissa on säädetty.

Asianhallintajärjestelmään tallennettuja tietoja ei siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeutta käsittelyn rajoittamiseen ei sovelleta ilmoittajansuojeluasioihin ja rekisteröidyn pääsyä tietoihin voidaan rajoittaa, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Jos vain osa tiedoista on sellaisia, että ne jäävät pääsyoikeuden ulkopuolelle, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut häntä koskevat tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa rajoituksen syyt ja pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain (1050/2018) 34 §:n 3 ja 4 momentin mukaisesti.

Henkilötietoja koskeva tietopyyntö ja henkilötietojen oikaisemista tai täydentämistä sekä käsittelyn rajoittamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjälle.