Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely opetus- ja kulttuuriministeriössä
Henkilötietoja tarvitaan opetus- ja kulttuuriministeriön palveluiden tuottamisessa ja tehtävien suorittamisessa. Henkilötietoja käsitellään vain perustellusta syystä mm. asiointia ja yhteydenpitoa varten. Henkilötietoja säilytetään asian käsittelyn edellyttämä aika.
Ministeriö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 sekä sitä täydentävän tietosuojalain (1050/2018) periaatteita ja velvoitteita rekisterinpitäjänä ja rekisteröityjen informoinnissa.
Rekisteröidyllä eli ministeriön kanssa asioivalla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevat henkilötiedot. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisemista tai poistamista sekä käsittelyn rajoittamista. Jos rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi).
Yhteisrekisterinpitäjyys
Kun henkilötietoja käsitellään valtioneuvoston yhteisissä tietojärjestelmissä, ovat valtioneuvoston kanslia ja muut ministeriöt yhteisrekisterinpitäjiä. Opetus- ja kulttuuriministeriö ja valtioneuvoston kanslia ovat yhteisrekisterinpitäjiä seuraavissa yhteisissä järjestelmissä:
- VAHVA-asianhallintajärjestelmä
- verkkopalveluiden julkaisualusta YJA
- valtioneuvoston intranet Kampus
- valtioneuvoston sisäinen hankehallinnan palvelu Hankeikkuna
- valtioneuvoston sähköinen päätöksentekojärjestelmä PTJ
- valtioneuvoston palveluiden tilaus- ja hallintajärjestelmä Virkku
- työtilaratkaisu Tiimeri
- fasilitointialusta Howspace
- EU-R-asiakirjojen jakelujärjestelmä DOREU
Valtioneuvosto on määritellyt yhteistyössä yhteisrekisterinpitäjien vastuualueet. Valtioneuvoston kanslia ja muut ministeriöt vastaavat siitä, että henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Yhteisrekisterinpitäjyydessä tarvitaan lakisääteinen peruste henkilötietojen luovuttamiselle ministeriöiden välillä.
Valtioneuvoston kanslia ja kukin ministeriö vastaavat omasta viranomaistoiminnastaan, kuten tietojen oikeellisuudesta ja rekisteröityjen eli asiakkaidensa oikeuksien toteuttamisesta. Lisäksi valtioneuvoston kanslia vastaa seuraavista yhteisten tietojärjestelmien tietosuoja-asioista:
- teknisille ratkaisuille on tietosuojalainsäädännön mukainen henkilötietojen käsittelyperuste
- tekninen turvallisuus ja kyky taata palveluiden luottamuksellisuus on toteutettu
- sopimukset henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukaisesti
- järjestelmät noudattavat tietosuojaperiaatteita
- tarvittavat tietosuojan vaikutustenarvioinnit toteutetaan.
Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä
Voit pyytää ja saada nähtäväksesi ministeriön palveluihin tallennetut henkilötietosi toimittamalla tietopyynnön ministeriön kirjaamoon. Täytä ja tulosta alla oleva tietopyyntölomake ja lähetä se postitse ministeriöön osoitteeseen:
Opetus- ja kulttuuriministeriö, PL 29
00023 Valtioneuvosto
Voit jättää pyynnön myös henkilökohtaisesti valtioneuvoston jakelukeskukseen osoitteessa Ritarikatu 2 B, Helsinki.
Jos tietosi ovat puutteellisia tai virheellisiä, voit pyytää niiden korjaamista. Voit kirjallisesti pyytää ministeriötä poistamaan tietosi.
Jos tarvitset lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä ministeriössä, ota yhteyttä ministeriön tietosuojavastaavaan: okmtietosuojavastaava(at)gov.fi.
Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröityjen oikeuksista löydät tietosuojavaltuutetun toimiston sivustolta www.tietosuoja.fi.
Tietosuojailmoitukset
Opetus- ja kulttuuriministeriön tietosuojailmoituksissa kerrotaan yksityiskohtaisemmat henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja perusteet sekä rekisteröityjen oikeudet.
- Ansiomerkit
- Funet Miitti ZOOM
- Fiona-etäkäyttöympäristössä tutkija-aineistojen käytössä käsiteltävät
henkilötiedot - Eurostudent VIII -tutkimuksessa käsiteltävät henkilötiedot
- Kaksivuotisen esiopetuksen kokeilun kuntaviestinnässä käsiteltävät henkilötiedot
- Kaksivuotisen esiopetuksen kokeilun otannassa käsiteltävät henkilötiedot
- Kaksivuotisen esiopetuksen kokeilun seurannassa ja arvioinnissa käsiteltävät henkilötiedot
- Kaksivuotisen esiopetuksen kokeilun seurannan ja arvioinnin toteuttamiseen liittyvässä viestinnässä käsiteltävät henkilötiedot
- Kasvatus- ja koulutustietojen hyödyntämisen sujuvoittamisselvityksessä käsiteltävät henkilötiedot
- Kehittämis- ja tutkimushankkeessa perusopetuksen koulujen turvallisuuskulttuurista käsiteltävät henkilötiedot
- Kokous- ja tapahtumajärjestelyissä sekä kyselyissä käsiteltävät henkilötiedot
- Koronaviruksen vaikutuksia kulttuurialalla selvittävä kysely
- Kunniamerkit
- Liikunnallisen elämäntavan ja Liikkuva opiskelu -hankkeiden tietosuojailmoitus 2021-22
- Liikunnallisen elämäntavan ja Liikkuva opiskelu -kehittämishankkeet 2022 alkaen
- Matkustajaprofiili ja matkalaskut
- okm.fi-verkkopalvelu
- Palkkionmaksu
- Perusopetuksen oppimisen ja koulunkäynnin tuen järjestämisen ja toteuttamisen nykytilan selvityksessä käsiteltävät henkilötiedot
- Rekrytointi
- SALAMA, valtionavustusten käsittelyjärjestelmä. Henkilötietojen käsittely SALAMA-asianhallintakokonaisuudessa (diaari, sähköinen arkisto, asiakasrekisteri, valtionavustusten asiointipalvelu).
- Team Finland Knowledge uutiskirje
- Tutkimushankkeessa digitalisaation vaikutuksista perusopetuksen oppimistilanteisiin, oppimiseen ja oppimistuloksiin käsiteltävät henkilötiedot
- Tutkimushankkeessa väestökehityksen vaikutuksista varhaiskasvatukseen ja esi- ja perusopetukseen käsiteltävät henkilötiedot
- Tutkimushankkeessa valmistavasta perusopetukseen siirtyneen oppilaan tukemisesta käsiteltävät henkilötiedot
- Tutkimushankkeessa perusopetuksen päättöarviointiuudistuksen vaikutuksista käsiteltävät henkilötiedot
- Twitterissä käsiteltävät henkilötiedot
- Ukrainan koulutussektorin tuki ja jälleenrakennus -hankeseminaarin järjestämisessä käsiteltävät henkilötiedot
- Vaihtoehtoinen menettely erimielisyyksien ratkaisemiseksi (Tekijänoikeuslaki 55 i §)
- Valtionavustustoiminnan verkkopalvelut
- Varhaiskasvatuksen tuen selvitystoiminnassa käsiteltävät henkilötiedot
- Vuoroasumisen selvityksessä käsiteltävät henkilötiedot
Ilmoittajansuojelu
Ilmoittajansuojelun avulla ilmoittajat voivat ilmoittaa väärinkäytöksistä turvallisesti. Ilmoittaa voi joko sisäiseen tai ulkoiseen ilmoituskanavaan.
Opetus- ja kulttuuriministeriön sisäiseen ilmoituskanavaan on pääsy vain opetus- ja kulttuuriministeriön palveluksessa olevilla. Muut henkilöt, kuten eläköityneet virkamiehet tai yhteistyökumppanien palveluksessa olevat voivat tehdä opetus- ja kulttuuriministeriön toimintaan liittyvän, työssään havaitsemansa ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvan ilmoituksen oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ulkoiseen ilmoituskanavaan.
Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely viittomakielisenä
Lisätietoja
Samuli Kraneis, tietojärjestelmäasiantuntija
opetus- ja kulttuuriministeriö, Hallintoyksikkö, Tietohallintoryhmä Puhelin:0295330376 [email protected]