Suositukset tekijänoikeuskirjeiden ja -menettelyjen hyviksi käytännöiksi

Sivulle on koottu työryhmän valmistelemat suositukset hyviksi käytännöiksi, joilla tekijänoikeuden valvontakirjeitä ja -menettelyjä selkeytetään. Suosituksissa korostetaan mm. kirjevalvonnan luotettavuuden ja läpinäkyvyyden lisäämistä. Tavoitteena on turvata kirjeiden vastaanottajien asemaa.

Kirjeiden sisältö

1) Kirjeeseen sisällytetään selkeä informatiivinen otsikko (”Tekijänoikeuden loukkaus käyttäen vertaisverkkoa” tai vastaava), joka auttaa kirjeen saajaa ymmärtämään, mitä asia koskee.

2) Kirjeessä kerrotaan selkeästi ja ymmärrettävästi, mitä tekoa halutaan selvittää (”tekijänoikeuden loukkaus käyttäen vertaisverkkoa”) ja mihin lainkohtaan selvitystoimenpide perustuu (TekL 2 §, 60 a §).

Teon yksilöinnin osalta riittää, että viitataan teon päivämäärään ja ajankohtaan sekä liittymänhaltijan käytössä kyseisenä ajankohtana olleeseen IP-osoitteeseen. Esimerkki muotoilusta:

”Teemme / yhteistyökumppanimme suorittaa tekijänoikeuksien valvontaa vertaisverkoissa. Valvonnan ja koelatausten perusteella on todettu, että ip-osoitteesta xx.xx.xx.xx on päivänä xx.xx.xxxx kello xx.xx saatettu yleisön saataviin xx niminen teos. Mainittu IP-osoite on ollut käytössänne kyseisenä ajankohtana.”

3) Kirjeessä yksilöidään kirjeen lähettäjä (nimi, yhteystiedot, Y-tunnus, yhteydenotoille varattu puhelinaika) ja se oikeudenhaltija (nimi riittää), jonka toimeksiannosta tekijänoikeuden loukkausta koskevaa havaintoa kirjeen avulla selvitetään ja vastaanottaja liittämällä kirjeeseen vastaanottajan asian käsittelyn yksilöivä numero tai muu tieto.

4) Kirjeessä selvennetään, että nimetty teleyritys on määrätty luovuttamaan teleliittymän yhteystiedot markkinaoikeuden määräyksellä, eikä teleyritys ole muulla tavalla osallistunut oikeudenloukkauksen selvittämiseen.

5) Kaikissa yhteydenotoissa loukkaukseen liittyen kerrotaan yhteystietojen luovuttamista koskevan markkinaoikeuden päätöksen yksilöintitiedot. Markkinaoikeuden päätöstä ei tarvitse liittää kirjeeseen, mutta päätöksen numeron/diaarinumeron ja tarvittaessa antopäivän tulee näkyä kirjeessä, jotta kirjeen saajalla on niin halutessaan mahdollisuus pyytää markkinaoikeudelta lisätietoa päätöksestä.

6) Kirjeessä selvennetään kirjeen lähettäjän tavoite, eli tekijänoikeuden loukkauksen selvittäminen ja mahdollisuus tarvittaessa sovitella se ilman oikeudenkäyntiä.

7) Kirjeiden lähettäjien tulisi valmistautua erikseen tilanteisiin, joissa kirjeen lähettäjälle käy ilmi, että kyse on iäkkäästä henkilöstä, alle 18 -vuotiaasta henkilöstä tai kun kyse on yhteisöliittymästä tai liittymä on yrityksen omistuksessa.

Oikeusturvan toteutuminen edellyttää myös, että Suomessa asuvien erikielisten henkilöiden palvelemiseen on varauduttava. On tärkeää, että suositusten lisäksi kirjeitä lähettävät toimijat noudattavat ammattieettisiä sääntöjä kuten asianajajia ja luvan saaneita oikeudenkäyntiavustajia koskevia sääntöjä. Vastaanottajalla on oikeus tarvittaessa kääntyä asiassa lakimiehen tai julkisen oikeusavun puoleen.

8) Kirjeestä tulisi ilmetä mitä sovintotarjous tarkkaan ottaen sisältää, sekä mihin vaadittu hyvitys ja selvityskulut perustuvat. Valvontakulujen osalta suositus on, että kirjeestä käy ilmi mistä kaikista kuluista valvontakulut muodostuvat.

9) Kirjeeseen sisällytetään kehotus tarvittaessa olla ensisijaisesti yhteydessä kirjeen lähettäjään sekä viittaus niihin seurauksiin, jos vastaanottaja ei reagoi kirjeeseen kirjeessä asetettuun määräaikaan mennessä.  Kirjeitä on mahdollista lähettää useita ja niiden vaihtoehdot voivat olla erilaisia riippuen siitä, onko vastaanottaja reagoinut niihin vai ei.

Hyvitysvaatimus on voitava maksaa pois heti, jos vastaanottaja näin haluaa. Mikäli taas vastaanottaja ei koe, että olisi vastuussa hyvityksen suorittamisesta, olisi asian selvittämistä voitava jatkaa osapuolten kesken. Sovitteluun suostuminen voisi esimerkiksi merkitä sitä, että toimisto ei lähetä uusia hyvitysvaatimuksia, paitsi jos sama henkilö loukkaa tekijänoikeutta uudelleen.

On tärkeää varmistaa esimerkiksi kirjeen saajan tekemän vastauksen kirjaaminen, ja se, että saaja tietää miten hänen valintansa vaikuttavat toimiston käytössä olevaan menettelyyn asian selvittämiseksi. Mikäli vastaamatta jättämiseen sisältyy todellinen riski oikeudenkäynnistä, on se mainittava kirjeessä.

10) Ellei se käy muuten selvästi ilmi, kirjeestä tulee ilmetä, että yhteydenotto perustuu siviilioikeudelliseen menettelyyn, jossa selvitetään tekijänoikeuden loukkausta. Liittymän haltijaa pyydetään auttamaan asian selvittämisessä.

Selvennetään, että saamansa selvityksen perusteella oikeudenhaltija päättää, mihin toimenpiteisiin se asiassa ryhtyy. Asia on mahdollista kuvata ensimmäisessä kirjeessä esim. näin: ”Jos oikeudenhaltija päätyy selvittämään asian riita-asiana tai rikosasiana oikeudenkäynnissä, oikeudenhaltijalle aiheutuu oikeudenkäyntikuluja, jotka voidaan lain mukaisesti määrätä hävinneen osapuolen maksettavaksi.

11) Kirjeessä tulee kaikilta osin välttää harhaanjohtavien ilmaisujen käyttöä. Työryhmä suosittelee, että esimerkiksi henkilön, jonka nimissä tietty IP-osoite on loukkauksen ajankohtana ollut (teleliittymän haltija), katsotaan olevan ensisijassa vastuussa loukkauksen selvittämisestä, eikä liittymän haltijana ”ensisijaisesti loukkauksesta epäilty”.

Ensimmäisessä yhteydenottokirjeessä ei saisi olla viittausta tekijänoikeuden loukkauksia koskeviin oikeudenkäynnin hävinneelle syntyneisiin rahamääräisiin kuluvastuisiin, ellei oikeudenkäynti ole valmisteilla tai vireillä vastaanottajaa vastaan.

12) Kirjeeseen tulisi sisällyttää viittaus opetus- ja kulttuuriministeriön sivuille, jossa kirjevalvontaa varten muodostetut suositukset on saatavilla ja jossa menettelyä kuvataan tarkemmin. Työryhmä suosittelee, että kaikki kirjevalvontamenettelyyn liittyvät tahot viittaisivat sivustoon (okm.fi/kirjevalvonnan-suositukset), jotta menettelyä koskeva tieto olisi mahdollisimman yhdenmukaista ja luotettavaa.

Yhteystietojen hakeminen

13) IP-osoitteen tietyn henkilön yhteystiedon yksilöivä aikaleima ilmoitetaan hakemuksessa Suomen ajassa ja aina kun saatavilla myös ns. UTC-ajassa * tai mahdollisesti näytöstä ilmenevässä muussa ajassa. Suosituksen tavoite on tehostaa yhteystietojen luovuttamista teleyritysten toimesta ja vähentää virheitä.

Aikaleimaa koskevan suosituksen edelle menevät toimistojen ja teleyritysten väliset käytännöt, elleivät osapuolet toisin päätä. Suosituksen ansiosta kirjeen saajan ei tarvitse ihmetellä teon eri ajankohtia ja voi tarvittaessa itsekin varmistaa, ettei ole tapahtunut virhettä esim. kesä- ja talviajan vuoksi.

* UTC-aika on perusaika, josta eri aikavyöhykkeiden aika ilmoitetaan itään mentäessä lisätunteina ja länteen edetessä vähenevinä tunteina. Suomen aikaero UTC-aikaan on talviaikana (normaaliaika) +2 tuntia ja kesäaikana +3 tuntia. Suurimmassa osassa maita on käytössä vain yksi kellonaika.
 

14) Kirjevalvonnassa IP-osoitteiden teknisestä yhtenäisyydestä huolehditaan kaikissa menettelyn vaiheissa: 1) hakijoiden hakemuksessa, 2) markkinaoikeuden tuomiossa ja 3) teleyritykselle toimitettavassa tietopyyntölistassa.

Yhteystiedot ovat salassa pidettäviä tietoja ja niiden käytössä on noudatettava henkilötietojen suojaa koskevaa lainsäädäntöä. Yhdenmukaiset listat vähentäisivät turhaa tarkastustyötä ja virheitä. Työryhmä toteaa, että menettely yhteystietojen hakemiseksi tulee olla läpinäkyvää ja menettelytapoja on mahdollista kehittää entisestään osapuolten yhteistyöllä.
 

15) Kirjevalvonnassa varmistetaan, että kaikki kirjevalvontaan osallistuvat toimijat pyrkivät vähentämään menettelyn viiveitä niin, että havaittua tekijänoikeudenloukkausta koskeva asia saadaan selvitettyä ja sovittua kohtuullisessa ajassa. Tämä merkitsee sitä, että kussakin tapauksessa haetaan yhteystiedot riittävän tuoreiden tekijänoikeuden loukkausten selvittämiseksi.

Kirjeen lähettämisen nopeus on keskeistä kirjeiden saajien oikeusturvan kannalta. Toimistojen ei tulisi ottaa hoitaakseen useampia tapauksia, kuin mitä ne pystyvät käsittelemään kohtuullisen ajan kuluessa.