Avustukset ovat harkinnanvaraisia. Hakemusten arviointi ja keskinäinen vertailu perustuvat kokonaisarviointiin, jossa otetaan huomioon seuraavat perusteet:
1. Hakukohtaiset myöntöperusteet
Kohtaa A koskevia hakemuksia OKM arvioi seuraavilla kriteereillä:
- Yhteensopivuus tiedon ja tietojärjestelmien yhteentoimivuuden kuvausten kanssa (OKM:n Digitaalisen kulttuuriperinnön kokonaisuuden kokonaisarkkitehtuuri, julkishallinnon kokonaisarkkitehtuuri).
- Vastaavuus ministeriön kulttuuripoliittisten tavoitteiden kanssa.
- Toiminnan valtakunnallisuus.
- Avustuksen saajan toiminnan vakiintuneisuus ja edellytykset toiminnan harjoittamiseen tuloksellisella tavalla.
- Hakijan ja sen taustayhteisöjen rahoitusasema ja taloudellinen tilanne.
- Hankkeen toteutuksen laadukkuus, kuten hankkeen tavoitteiden, toimenpiteiden ja rahoitussuunnitelman selkeys sekä toteutustapojen innovatiivisuus.
Kohtaa B koskevia hakemuksia OKM arvioi seuraavilla kriteereillä:
- Hankkeen tarve: miten hanke liittyy museon toimintaan ja tehtävän toteuttamiseen, miksi kyseisen ilmiön digitointi on tärkeää ja millä perusteella ilmiö on valittu digitoitavaksi (esimerkiksi onko ilmiö Elävän perinnön kansallisessa luettelossa)
- Tulosten hyödynnettävyys ja vaikutukset: miten aineistot julkaistaan, miten ne ovat yhteisöjen hyödynnettävissä ja minkälaisia vaikutuksia hankkeella on.
- Hankkeen toteutuksen laadukkuus, kuten hankkeen tavoitteiden, toimenpiteiden ja rahoitussuunnitelman selkeys, toteutustapojen osallistavuus (esimerkiksi minkälaista yhteistyötä hankkeessa tehdään yhteisöjen kanssa) ja digitoinnin toteutuksen laatu (miten esimerkiksi museoalan digitoinnin laadunhallinnan ohjeistus otetaan hankkeessa huomioon: Digitoinnin laadunhallinta)
Hakemukseen tulee liittää liite (esimerkiksi hankesuunnitelma), jossa yksilöidään selkeästi yllämainittujen kriteerien toteutuminen. Avustus voi kattaa enintään 90% hankkeen hyväksyttävistä kustannuksista.
2. Yleiset perusteet
Opetus- ja kulttuuriministeriö pyrkii strategiansa mukaisesti vaikuttamaan siihen, että kaikkien kyvyt ja osaaminen vahvistuvat; että yhteiskuntaa uudistetaan luovalla, tutkivalla ja vastuullisella toiminnalla; ja että merkityksellisen elämän edellytykset turvataan yhdenvertaisesti. OKM:n strategia on luettavissa verkkosivuilta: Opetus- ja kulttuuriministeriön strategia 2030
Hakemusten arvioinnissa ja vertailussa voidaan siten katsoa eduksi, jos toiminta tai hanke osaltaan edistää tasa-arvoa, yhdenvertaisuutta, osallisuutta, keskinäistä kunnioitusta ja kestävää kehitystä OKM:n strategian toimintalupauksen mukaisesti.
3. Valtionavustuslain mukaiset yleiset edellytykset
Opetus- ja kulttuuriministeriö voi myöntää avustusta vain, jos valtionavustuslain mukaiset avustuksen myöntämisen yleiset edellytykset täyttyvät. Ministeriö ottaa yleiset edellytykset huomioon myös avustuksen määrää harkittaessa.
Valtionavustuksen myöntämisen yleisiä edellytyksiä ovat (valtionavustuslain 7 § 1 mom):
- Tarkoitus, johon valtionavustusta haetaan, on yhteiskunnallisesti hyväksyttävä.
- Avustuksen myöntäminen on perusteltua valtionavustuksen käytölle asetettujen tavoitteiden kannalta.
- Avustuksen myöntäminen on tarpeellista, kun otetaan huomioon hakijan saama muu julkinen tuki sekä hankkeen tai toiminnan laatu ja laajuus.
- Valtionavustuksen myöntäminen vääristää vain vähän kilpailua ja markkinoiden toimintaa.
Jos avustus kohdistuu palkkakustannuksiin, voidaan avustus myöntää vain erityisen painavasta syystä jos avustuksen saaja on saanut rangaistuksen luvattoman ulkomaisen työvoiman käytöstä (valtionavustuslain 7 § 2 mom).
4. Esteitä avustuksen myöntämiselle
Jos hakija on saanut aiemmin avustuksia ministeriöltä, sen tulee huolehtia, että avustuspäätöksissä edellytetyt selvitykset avustusten käytöstä on tehty määräaikaan mennessä. Ministeriö hylkää hakemuksen, jos hakija on olennaisesti laiminlyönyt velvollisuuttaan antaa ministeriölle tietoja aiemmin myönnettyjen avustusten käytön valvontaa varten.
Hakemus hylätään, jos se paperisena laadittuna saapuu määräajan jälkeen.
