Selvitys tekijänoikeusjärjestöjen mahdollisuudesta käsitellä henkilötietoja valmistunut
Tietosuojaa ja tekijänoikeusinfrastruktuuria koskevan selvityksen tavoitteena on edistää tekijänoikeusjärjestöjen digitaalisten palveluiden kehittämistä. ISNI - tunnisteen käyttöönoton johdosta on tarpeen selkeyttää tekijänoikeusjärjestöjen mahdollisuutta käsitellä ja luovuttaa henkilötietoja ISNI-tietokantaan tai muille tekijänoikeusjärjestöille yleisen tietosuoja-asetuksen sääntely huomioiden.
Tekijänoikeusjärjestöjen asemaa tarkasteltiin yleisen tietosuoja-asetuksen näkökulmasta, ja selvityksen kohteena oli erityisesti tekijänoikeusjärjestöjen mahdollisuus luovuttaa henkilötietoja ISNI-tietokantaan ja muihin tekijänoikeuksien hallinnointiin liittyviin portaaleihin. Selvityksessä otettiin kantaa myös tekijänoikeusjärjestöjen tietosuoja-asetuksen mukaisiin rooleihin ja aihealueen kannalta soveltuviin henkilötietojen käsittelyperusteisiin.
Tekijänoikeusjärjestöjen käsittelyperuste voi käytännössä olla joko tekijän suostumus, tekijänoikeusjärjestön ja tekijän välillä tehty sopimus tai rekisterinpitäjän tai kolmannen tahon oikeutettu etu.
Suostumus tulee käsittelyperusteena käytettäväksi etenkin silloin, kun muut käsittelyperusteet eivät mahdollista luovutusta tai muuta henkilötietojen käsittelyä. Suostumuksenkaan perusteella ei ole mahdollista laajentaa käsittelyä selkeästi tarpeettomina pidettäviin henkilötietoihin. Tekijänoikeusjärjestö voi valita omiin käyttötarkoituksiinsa parhaiten soveltuvan käsittelyperusteen. Erilaisiin tietoihin ja käyttötarkoituksiin voivat soveltua eri perusteet.
Tekijänoikeusjärjestöt käsittelevät henkilötietoja tekijänoikeuksien hallinnointiin ja huolehtivat muuan muassa käyttökorvausten tilityksestä tekijöille. Tästä syystä tekijöiden yksilöiminen ja erottaminen toisistaan on tärkeää. Yksi tapa erottaa samannimiset tekijät toisistaan on hyödyntää ISNI-tunnusta.
Olipa käsittelyperusteena suostumus, sopimus tai oikeutettu etu, tulee rekisterinpitäjänä toimivan tekijänoikeusjärjestön huolehtia tietosuoja-asetuksen osoitusvelvollisuuden toteuttamisesta dokumentoimalla käsittelyperuste ja siihen perustuvat käsittelytoimet jo ennen käsittelyn aloittamista.
Yleinen tietosuoja-asetus ei sinällään estä teos- ja tekijätietojen luovuttamista tai julkaisemista, kun kyse on alkuperäisen käyttötarkoituksen kanssa yhteensopivasta tarkoituksesta, mutta käsittelyssä tulee huomioida tietosuoja-asetuksen sääntely. Käsittelyn läpinäkyvä informointi on keskiössä, sillä sen avulla varmistetaan, että rekisteröidyt saavat kattavan ja selkeän kuvan henkilötietojen käsittelyn kokonaisuudesta. Näin henkilötietojen mahdolliset luovutukset eri tahoille eivät tule rekisteröidylle yllätyksenä.
Tietosuojalainsäädännön soveltamisen osalta voidaan todeta, että kun kyse on henkilötiedoiksi katsottavista tekijä- ja teostietojen käsittelystä, tulevat tietosuoja-asetus ja kansallinen tietosuojalaki sovellettaviksi. Henkilötietojen käsittelyä on myös niiden luovutus kolmannelle taholle ja julkaiseminen verkossa. Näin ollen tekijänoikeusjärjestöjen mahdollisuutta luovuttaa teos- ja tekijätietoja eri tietokantoihin on arvioitava tietosuojalainsäädännön edellytysten näkökulmasta.
Selvitys on osa laajempaa tekijänoikeusinfrastruktuurin kehitystyötä Suomessa. Suomi nosti EU-puheenjohtajuuskaudellaan 2019 esiin tarpeen kehittää tekijänoikeuden infrastruktuuria, eli teos- ja tekijätietojen ilmoittamista koskevia käytäntöjä, mukaan lukien tunnisteet, standardit ja tiedonjakoformaatit.
Selvitykseen olennaisena osana kuuluu ISNI-hanke, jonka tarkoituksena on, että Suomessa toimivat tietyt tekijänoikeusjärjestöt toimittaisivat tietoja omissa asiakasrekistereissään olevista luovan alan tekijöistä Kansalliskirjastolle, joka toimii kansallisena ISNI-rekisteröintitoimistona. Kansalliskirjasto välittää tiedot kansainväliseen ISNI-tietokantaan.
Hankkeen tavoitteena on saada tekijänoikeusjärjestöjen asiakkaille ISNI-tunnisteet, jotka edesauttavat tekijän yksiselitteisessä tunnistamisessa ja tekijänoikeuskorvausmaksujen kohdentamisessa erityisesti ulkomailla.