Valtionavustusten sähköisen käsittelyn ja asianhallinnan määrittelyn ja toteutuksen projekti

Tavoitteet ja tuotokset

Projektin tavoitteena on ottaa käyttöön asianhallinnan, asiakirjojen hallinnan, dokumenttien varastoinnin ja työvuon ohjauksen valmisohjelmistot, niiden konfigurointi käyttäjäorganisaatioille, sekä harkinnanvaraisten valtionavustushakemusten käsittelyprosessin ja asiakastietojen hallinnan toteuttaminen.Projektin tuloksena saadaan asianhallintaratkaisu, joka tehostaa opetusministeriön hallinnonalan toimintaa ja on olennainen osa sähköistä hallintoa. Projektissa ovat mukana opetusministeriö, Opetushallitus, Museovirasto, taiteen keskustoimikunta ja alueelliset taidetoimikunnat.

Lähtökohdat

Opetusministeriön hallinnonalan tietohallintostrategian toisena strategisena linjauksena on Sähköinen hallinto, joka tarkoittaa sitä, että hallinnonalalla siirrytään kaikessa hallinnon sisäisessä ja virastojen välisessä toiminnassa yksinomaan sähköiseen hallintoon. Linjaus on tietohallintostrategiassa konkretisoitu Sähköinen asianhallinta -hankekokonaisuudeksi, jonka mukaan hallinnonalalla otetaan käyttöön asianhallintajärjestelmä, joka sisältää viralliseen asiakirjaliikenteeseen ja hallinnolliseen diaariin liittyvät työprosessit. Asianhallintajärjestelmässä on yleiset osat ja se on muokattavissa eri työprosessien tarpeisiin. Ensimmäiseksi asianhallintajärjestelmällä toteutettavaksi työprosessiksi on valittu sähköisten valtionavustusten prosessi. Opetusministeriön asianhallintajärjestelmä on varsinkin valtionavustusten käsittelyn teknisen ratkaisun osalta vanhentunut, jonka vuoksi valtionavustusten järjestelmän uudistaminen on välttämätöntä nopeassa aikataulussa. Opetusministeriön va