Gemensamt informationssystem för långtidsförvaring av digitalt material
En arbetsgrupp vid undervisningsministeriet föreslår att man upprättar ett gemensamt datasystem för långtidsförvaring av elektroniskt material. Med ett gemensamt datasystem kan man producera nya elektroniska tjänster, stödja organisationernas egna verksamhetsmodeller samt öka mängden gemensamma verksamhetsmodeller i organisationerna. En centraliserad lösning för långtidsförvaring främjar också den offentliga förvaltningens produktivitet. Centraliseringen förutsätter att man utnyttjar vittomfattande och enhetlig teknologi och standarder. Minnesorganisationernas lösningar när det gäller långtidsförvaring bör grunda sig på statsförvaltningens linjedragningar i fråga om IT-strategi och helhetsarkitektur. Arbetsgruppen för långtidsförvaring av elektroniskt material överlämnade sin promemoria till undervisningsminister Sari Sarkomaa och statssekreterare Stefan Johansson på torsdagen.
Arbetsgruppen föreslår att undervisningsministeriet tillsätter ett tvåårigt utvecklingsprojekt för åren 2008-2009 med syfte att producera genomförbara lösningar för nationell långtidsförvaring. Utvecklingsprojektet förläggs till arkivverket där avsikten är att planera och precisera kravdefinitionerna på hur man bygger upp ett informationssystem för långtidsförvaring av material av olika slag. Arbetsgruppen föreslår att projektet får en styrgrupp med representanter för centrala minnesorganisationer och övriga centrala aktörer.
Minnesorganisationerna bör i utvecklingsprocessen följa statens linjedragningar för helhetsarkitekturen, där målet är utveckling av verksamhet och processer, effektiv informationsbehandling och -förvaltning som behövs i processerna samt datasystem som stöder dessa. Man bör vid uppbyggandet av datasystemen beakta en så enhetlig teknologi som möjligt. Minnesorganisationerna skall ta i bruk gemensamma principer inom alla enheter där man arbetar med att förvara material i digital form. Speciellt omfattar detta den offentliga förvaltningen.
Enligt arbetsgruppen gagnar samarbetet organisationernas kunder, deras egen verksamhet och organisationernas samarbete. Målet är bättre kundbetjäning och en effektivisering av organisationernas egen verksamhet. Gemensamma verksamhetsmodeller och datasystem gör att minnesorganisationerna bättre än tidigare kan koncentrera sig på sin egen kärnverksamhet och på mera effektiva kärnprocesser. Genom samarbete, arbetsfördelning och gemensamma lösningar gör man klara inbesparingar.
-- -- --
Ytterligare information:
- arkivrådet Markku Nenonen, Nationalarkivet, tfn 09-228 52 248
- överinspektör Anne Luoto-Halvari, undervisningsministeriet, tfn 09-160 77237