Sähköisen aineiston pitkäaikaissäilyttämiseksi yhteinen tietojärjestelmä
Opetusministeriön työryhmä esittää sähköisen aineiston pitkäaikaissäilyttämiseksi yhteisen tietojärjestelmän luomista. Yhteisellä tietojärjestelmällä pystyttäisiin tuottamaan uusia sähköisiä palveluita, tukemaan organisaatioiden omia toimintamalleja ja lisäämään organisaatioiden yhteistoimintaa. Keskitetty ratkaisu edistäisi osaltaan julkisen hallinnon tuottavuutta. Ratkaisussa tulee hyödyntää yhdenmukaista teknologiaa ja standardeja sekä varmistaa niiden laaja-alaisuus. Muistiorganisaatioiden sähköisen pitkäaikaissäilyttämisratkaisun tulee perustua valtionhallinnon IT–strategiaan ja kokonaisarkkitehtuurilinjauksiin. Sähköisen aineiston pitkäaikaissäilyttämistä selvittäneen työryhmän muistio luovutettiin opetusministeri Sari Sarkomaalle ja valtiosihteeri Stefan Johanssonille torstaina.
Työryhmä esittää, että opetusministeriö asettaa kaksivuotisen kehittämishankkeen vuosille 2008–2009. Hankkeen tehtävänä on tuottaa toteuttamisratkaisuja kansalliselle pitkäaikaissäilyttämiselle. Arkistolaitokseen sijoitettavassa kehittämishankkeessa suunniteltaisiin ja täsmennettäisiin vaatimusmäärittelyjä yhteisen pitkäaikaissäilytyksen tietojärjestelmän rakentamiseksi eri aineistotyyppejä varten. Hankkeelle tulisi perustaa ohjausryhmä, joka koostuisi keskeisten muistiorganisaatioiden edustuksesta ja muista keskeisistä toimijoista.
Muistiorganisaatioiden tulisi pitää kehittämisen periaatteina valtionhallinnon tekemiä kokonaisarkkitehtuurilinjauksia, joissa tavoitteena on toiminnan ja prosessien kehittäminen, prosesseissa tarvittava tehokas tietojenkäsittely ja -hallinta sekä sitä tukevat tietojärjestelmät, joiden rakentamisessa on huomioitu mahdollisimman yhdenmukainen teknologia. Säilytettävän digitaalisen aineiston parissa työskentelevien muistiorganisaatioiden tulisi ottaa käyttöön yhteiset periaatteet kaikkialla.
Työryhmän mukaan yhteistyö yhteisine toimintaperiaatteineen ja yhteisine tietojärjestelmineen tuottaa selvää hyötyä organisaatioiden asiakkaille, niiden omalle toiminnalle ja organisaatioiden väliselle yhteistyölle. Yhteiset toimintamallit ja tietojärjestelmä mahdollistaisivat muistiorganisaatioiden keskittymisen entistä paremmin omaan ydintoimintaansa ja omien ydinprosessiensa tehostamiseen. Yhteistyöllä, työnjaolla ja yhteisillä ratkaisuilla saavutettaisiin selkeitä kustannussäästöjä.
Lisätietoja:
- arkistoneuvos Markku Nenonen, Kansallisarkisto, puh. 09-228 52 248
- ylitarkastaja Anne Luoto-Halvari, opetusministeriö, puh. 09-160 77237