Logistik ska ge ökade bibliotekstjänster

Bakom utredningen ligger undervisningsministeriets och kommunikationsministeriets samprojekt HUKILO, som startade för att ta fram olika medel att utveckla den regionala verksamheten och logistiken i hela leveransnätet. I det framtidsinriktade projekt granskades bibliotekens verksamhetsmodeller fördomsfritt och allsidigt.

Studien visade att den logistiska utvecklingen i biblioteken och den därmed uppnådda nyttan ökar kraftigt när man flyttar sig från det enskilda bibliotekets nivå till samverkande bibliotek och regionbibliotek. Medieomloppet blir snabbare i och med nätverk biblioteken emellan, regionalt samverkande bibliotek och användning av gemensamma bibliotekssystem. Genom utvecklad logistik uppnås inte bara ekonomisk nytta, utan även nya verksamhetssätt och -mallar.

Pilotområde för projektet var huvudstadsregionens stadsbibliotek (Helsingfors, Esbo, Vanda och Grankulla), som tillsammans bildade HelMet-biblioteket. Dessa bliotek, som finns på 86 olika ställen, bildar ett regionalt samarbetsområde inom vilket böcker och andra lånade medier kan återlämnas till viket bibliotek som helst i området. De återlämnade medierna skickas till de bibliotek där utlåningen skett. När huvudstadsregionens 18 miljoner bok-, tidskrifts-, cd-, video- och dvd-lån på de allmänna biblioteken flyttas från bibliotekshyllorna till kommuninvånarna krävs miljoner grepp och transportturer. Personalen i området är bara cirka 800. Flyttning, sortering och katalogisering av biblioteksmedier slukar en tredjedel av omkostnaderna i bibliotekssamarbetet.

Det logistiska arbetet tar en betydande del av bibliotekspersonalens arbetstid. Hit hör bl.a. att ta emot och ställa in återlämnade medier i hyllorna, samla ihop, sortera och packa reserveringar och material som ska transporteras, ta emot och hantera reserveringar som kommer till biblioteket, utlåning, utgallring av avskrivningar samt insamling. Också förvärv av nytt och avskrivning av föråldrat material kräver logistikarbete.

I redogörelsen presenteras bland annat möjligheter att utveckla regionalt anskaffningssamarbete, gemensamma logistiksystem och allsidig samförvaltning av samlingar. Serviceutbudet kan utvecklas från massproducerade till skräddarsydda tjänster som ger mervärde. Till stöd för de nya serviceformerna kan bland annat identifikations- och hanteringsteknologi samt regionala logistisklösningar utnyttjas.

Den viktigaste tekniska utmaningen i en nära framtid är möjligheterna vid en övergång till RFID-teknik, dvs. identifiering med hjälp av radiofrekvens.

Regional logistik är regional samverkan som gör det möjligt att sänka kostnaderna för kommunerna. Inte minst kan regionala logistiklösningar ur bibliotekens synvinkel utnyttjas i utvecklingen av ett nytt serviceutbud, t.ex. avgiftsbelagda hemtransporter av material, biblioteksautomater och samtransporter kommunerna emellan i glest bebyggda områden.

I projektet medverkade även företag och tjänsteleverantörer som ingår i bibliotekens leveransnät. Ansvariga för genomförandet av projektet var två konsultföretag i logistik EP-Logistics Oy och ELC Finland Oy.

Ytterligare information:

- kulturråd Kirsti Kekki, tfn (09) 160 772 40 eller 040 722 1320

- projektchef Hanna Pajunen-Muhonen, tfn 040 596 5982

- specialforskare Jari Gröhn, kommunikationsministeriet, tfn (09) 160 285 01 eller 040 581 6787

Huomispäivän kirjaston logistiset ratkaisut. Verkostotoiminnan kehittäminen kirjastotoimialalla. Kommunikationsministeriets publikationer 56/2004. Försäljning Edita Abp, tfn 0204 5005. För massmedierna på ministeriets information, tfn (09) 160 28332 eller [email protected]. Publikationen finns i pdf-format på ministeriets webbplats www.mintc.fi.