Internationell utvärdering av arkivverket: Arkivverket bör få större samordnande och administrativ roll
En internationell expertpanel har utvärderat Finlands arkivverk, som består av Riksarkivet och sju landsarkiv. Panelen vill att arkivverket ska ha en aktivare roll i koordineringen och administreringen av statsförvaltningens arkivverksamhet och i rådgivningen och handledningen för nya system. Enligt panelen borde man i statsförvaltningens IT-strategi absolut utnyttja arkivverkets expertis inom elektronisk dokumenthantering. Utvärderingsrapporten överräcktes till undervisningsminister Antti Kalliomäki på tisdagen.
Utvärderingspanelen anser att den lag som reglerar arkivverkets uppgifter inte ger arkivverket möjligheter att förverkliga sin uppgift att se till att handlingar som hör till vårt nationella kulturarv bevaras och är tillgängliga. Panelen föreslår att man i fortsättningen överför även utrikes- och försvarsförvaltningens handlingar till arkivverket. Arkivverket borde även övervaka den evangelisk-lutherska kyrkans arkivverksamhet. Detta föreslås bli reglerat i lag. Samtidigt kunde också tidsgränsen för överföring av varaktiga myndighetsarkiv till arkivverket sänkas från 40 till 25 år. Detta skulle säkra ett adekvat bevarande av material som är nationellt betydande.
Panelen anser att man å det snaraste borde få nationella riktlinjer för konservering och digitalisering av dokument.Arkivverket borde aktivt delta i utformandet av den gemensamma anskaffnings- och arkiveringspolitiken gällande de nationella arkiven. Vissa fördelar för effektiviteten och lönsamheten hos privata arkiv som åtnjuter statsbidrag kunde uppnås genom att man samarbetar närmare, slår samman verksamhet, delar på lokaler och inför ett nationellt datanät för arkiven.
Målet är att 15 procent av statsförvaltningens handlingar skall förvaras varaktigt i arkiv. Panelen konstaterar att mer detaljerade urvalskriterier måste utvecklas för att arkivverket bättre ska kunna bedöma de ofta tekniskt komplicerade handlingar som hör till modern förvaltning och välja ut de relevanta handlingarna för varaktig förvaring.
Arkivverkets kundtjänst är högklassig och har fått god feedback. Utvärderingspanelen anser dock att resurserna borde koncentreras mera på de andra enheterna och annan verksamhet. Í synnerhet borde det flyttas resurser till styrningen av den elektroniska dokumenthanteringen och digitaliseringen av handlingar. För att förbättra arkivets kostnadseffektivitet föreslår panelen att priset på vissa tjänster omvärderas. Inkomsterna kunde användas för att förbättra tjänsterna.
Arkivdatabasen VAKKA kommer att stå till medborgarnas förfogande på internet före utgången av 2007. Utvärderingspanelen vill också påskynda utvecklingen av andra nättjänster samt digitaliseringen och utläggningen av handlingar på internet. Arkivverket borde här sträva efter samarbete med andra aktörer på området och med de viktigaste användargrupperna.
- - -
Ordförande för utvärderingspanelen var generaldirektör Sarah Tyacke (The National Archives of England and Wales). Medlemmar i panelen var generaldirektör John Herstad (The National Archives of Norway) och professor Eric Ketelaar (University of Amsterdam, the Netherlands). Panelens sekreterare var David Leitch (The National Archives of the UnitedKingdom).
- - -
Ytterligare information: överdirektör Irma Reijonen (undervisningsministeriet), tfn (09) 160 77237, [email protected] och direktör Sakari Karjalainen (undervisningsministeriet), tfn (09) 160 77353, [email protected]
- - -
Utvärderingsrapporten International Evaluation of the National Archives Service of Finland
(undervisningsministeriets publikationer 2006:5) kan efter offentliggörandet på tisdagen läsas på adressen: http://www.minedu.fi/julkaisut/tiede/2006/opm05/opm05.pdf